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Los documentos electrónicos y la preservación digital en los archivos

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La sección 4.ª del capítulo III del Real Decreto 1708/2011 (artículos 20 a 22): las condiciones para recuperar y conservar el documento electrónico, las tecnologías de la información en la gestión y el tratamiento de los documentos y los documentos electrónicos transferidos al Archivo Intermedio de la Administración General del Estado.

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Archivos, Registro Electrónico General y derecho de petición 144 preguntas

Así son sus preguntas

Resueltas, y cada una con la cita literal que la justifica, para que compruebes la respuesta por tu cuenta.

Según el art. 20 del Real Decreto 1708/2011, ¿para qué se conserva la memoria e identificación de los órganos que ejercen la competencia sobre un documento o expediente electrónico?

Para que el ciudadano de hoy y del futuro comprenda su contexto
Para exigir responsabilidad a quien tramitó el expediente
Para saber ante qué órgano se recurren los actos
Para cobrar las copias al órgano que produjo el documento

El art. 20.2.e) pide conservar la memoria e identificación de los órganos competentes sobre cada documento o expediente «para que el ciudadano de hoy y del futuro pueda comprender el contexto en el que se creó». Es una razón archivística, no de procedimiento: los órganos cambian de nombre y desaparecen, y sin esa memoria un documento conservado durante décadas se vuelve ilegible en su sentido aunque sus bits sigan intactos.

para que el ciudadano de hoy y del futuro pueda comprender el contexto en el que se creó

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Según el art. 20 del Real Decreto 1708/2011, ¿se aplican sus disposiciones sobre los documentos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado a los documentos en soporte electrónico?

No: los rige solo la normativa de administración electrónica
Sí, con las especialidades de su normativa propia
Solo una vez impresos e incorporados a un expediente en papel
Solo desde que se transfieren a un archivo histórico

El art. 20.1 extiende a los documentos en soporte electrónico las disposiciones del real decreto sobre los documentos del Sistema de Archivos de la AGE, «con las especialidades» que derivan de la normativa de administración electrónica y de los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad. El soporte no saca al documento del sistema archivístico: solo añade reglas. La ley de acceso electrónico que nombra el artículo, la Ley 11/2007, la derogó después la Ley 39/2015.

serán de aplicación también a los documentos en soporte electrónico, con las especialidades derivadas de

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Un ministerio transfiere expedientes electrónicos al Archivo Intermedio de la Administración General del Estado. Según el art. 22 del Real Decreto 1708/2011, ¿qué le imponen las medidas de conservación del documento electrónico del propio real decreto?

Nada que no exijan ya la administración electrónica y sus Esquemas
Transferir además una copia impresa de cada expediente
Un régimen propio que desplaza a los Esquemas Nacionales
Firmar de nuevo cada documento antes de transferirlo

El art. 22 dispone que las decisiones organizativas y medidas técnicas previstas para el documento electrónico no supondrán para la documentación transferida al Archivo Intermedio «obligaciones adicionales» a las de la normativa de administración electrónica y los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad. El real decreto no crea un régimen paralelo para lo que se transfiere: se remite a esas normas. Tampoco añade una copia en papel ni una nueva firma de cada documento.

no supondrán para la documentación transferida al Archivo Intermedio de la Administración General del Estado por los distintos Ministerios y Organismos, obligaciones adicionales a las previstas en

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Entre las medidas para garantizar la recuperación y conservación de los documentos electrónicos, ¿cómo pide el art. 20 del Real Decreto 1708/2011 que se identifique cada documento?

Con la signatura topográfica del soporte en que se guarda
Con el número de registro del escrito que lo originó
Con la firma digitalizada de la persona que lo produjo
Con un código unívoco válido entre Administraciones

El art. 20.2.a) pide identificar cada documento «mediante un código unívoco» que permita su identificación en un entorno de intercambio interadministrativo: un identificador que no se repite y que sirve fuera de la oficina que lo creó. La signatura topográfica dice dónde está una caja en un depósito, y el número de registro identifica un asiento de entrada o salida, no el documento a lo largo de su ciclo de vida.

La identificación clara y precisa de cada uno de los documentos mediante un código unívoco que permita su identificación en un entorno de intercambio interadministrativo.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Un ministerio va a borrar la información de unos documentos electrónicos cuya eliminación procede. Según el art. 20 del Real Decreto 1708/2011, ¿qué tiene que quedar de ellos?

Una copia en papel de lo que se borra
Una copia cifrada en otro soporte
La lista de interesados a los que se notificó
El registro de que se eliminaron

El art. 20.2.h) prevé el borrado de la información o la destrucción física de los soportes, dejando registro de su eliminación. Lo que se conserva es la constancia de que se eliminó, no el contenido: guardar una copia, en papel o cifrada, contradiría la propia eliminación. Tampoco exige notificar a los interesados.

de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminación

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

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Según el art. 21 del Real Decreto 1708/2011, ¿qué permitirán los servicios telemáticos que los ministerios implantarán de forma progresiva en sus archivos?

Que los ciudadanos borren sus datos de los documentos de archivo
Resolver sin intervención humana las solicitudes de acceso
Recurrir por vía electrónica cualquier acto del ministerio
Atender las solicitudes, reclamaciones y sugerencias de los ciudadanos

El art. 21.e) prevé la implantación progresiva de servicios telemáticos que permitan «recoger, gestionar y dar respuesta» a las solicitudes, reclamaciones y sugerencias de los ciudadanos sobre el acceso, la localización, la reproducción u otras cuestiones de los documentos o de los servicios de los archivos. Son un canal para pedir y para quejarse, no una vía para decidir sin nadie detrás ni para recurrir cualquier acto.

La implantación progresiva de los servicios telemáticos que permitan recoger, gestionar y dar respuesta al conjunto de solicitudes, reclamaciones y sugerencias que realicen los ciudadanos

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Según el art. 20 del Real Decreto 1708/2011, ¿qué garantiza el índice electrónico firmado que deben incluir los expedientes electrónicos?

La confidencialidad de los datos personales que contiene
Que se ha notificado al interesado cada trámite
La integridad del expediente y que pueda recuperarse
Que el expediente pueda eliminarse sin más trámite

El art. 20.2.c) exige que el expediente electrónico incluya un índice electrónico firmado por el órgano o entidad actuante «que garantice la integridad del mismo y permita su recuperación». El índice dice qué documentos forman el expediente, y la firma impide añadir o quitar alguno sin que se note. No protege por sí mismo los datos personales ni acredita notificaciones, y la eliminación sigue su propio procedimiento.

un índice electrónico firmado por el órgano o entidad actuante que garantice la integridad del mismo y permita su recuperación

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Entre las medidas para garantizar la recuperación y conservación de los documentos electrónicos, ¿qué pide el art. 20 del Real Decreto 1708/2011 que se mantenga de los documentos, los expedientes y las evidencias electrónicas?

Su formato original, sin conversión alguna
Su valor probatorio de las actividades y procedimientos
Su acceso restringido a la unidad que los produjo
Su carácter de borrador hasta que se transfieren

El art. 20.2.f) pide mantener «el valor probatorio» de los documentos, expedientes y evidencias electrónicas como prueba de las actividades y procedimientos. Lo que se protege es lo que el documento prueba, no el formato en que nació: el mismo artículo, en su letra i), cuenta con la migración y la conversión de formatos como estrategias de conservación a largo plazo.

El mantenimiento del valor probatorio de los documentos y expedientes y de las evidencias electrónicas como prueba de las actividades y procedimientos

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

El art. 21 del Real Decreto 1708/2011 pide aplicar los principios básicos y requisitos mínimos de protección de la información para asegurar varias propiedades de los datos y servicios en medios electrónicos. ¿Cuál de estas NO está entre ellas?

La trazabilidad
La autenticidad
La publicidad
La confidencialidad

El art. 21.c) enumera lo que la protección de la información debe asegurar: acceso, integridad, disponibilidad, autenticidad, confidencialidad, trazabilidad y conservación de los datos, informaciones y servicios. La publicidad no figura, y casa mal con la lista: la confidencialidad es justo lo contrario de hacer públicos los datos. Que un documento sea accesible lo decide el régimen de acceso del capítulo IV, no la seguridad de la información.

con el fin de asegurar el acceso, integridad, disponibilidad, autenticidad, confidencialidad, trazabilidad y conservación de los datos, informaciones y servicios utilizados en medios electrónicos

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Según el art. 21 del Real Decreto 1708/2011, al desarrollar archivos digitales o repositorios de documentos electrónicos se definen unos metadatos y clasificaciones comunes. ¿Con qué fin?

Que los órganos públicos reutilicen e intercambien información
Sustituir los calendarios de conservación de cada serie
Poder eliminar los originales en papel sin dictamen previo
Que cada órgano clasifique sus documentos con su propio criterio

El art. 21.b) pide establecer formatos de intercambio definiendo «unos metadatos y clasificaciones comunes que permitan la reutilización y el intercambio de información» entre los órganos de la Administración. Lo común es la clave: si cada órgano clasificara a su manera, el documento no se entendería fuera de la oficina que lo produjo. Los calendarios de conservación y el dictamen previo a la eliminación siguen existiendo; los repositorios no los sustituyen.

definiendo unos metadatos y clasificaciones comunes que permitan la reutilización y el intercambio de información entre los distintos órganos de la Administración

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre