Los tratamientos concretos de datos

• Cuando se refieran a ellos solo en esa condición y no para tratarlos como personas físicas
• Cuando figuren inscritos en un registro público o en un colegio que dé publicidad a su actividad
• Cuando hayan consentido que sus datos aparezcan en guías o en directorios de profesionales
• Cuando el volumen de su actividad no supere el umbral que fije la autoridad de control

El art. 19.2 extiende la presunción a empresarios individuales y profesionales liberales con una condición doble: que el tratamiento se refiera a ellos únicamente en esa condición y que los datos no se usen para entablar una relación con ellos como personas físicas. La ley no la hace depender de una inscripción registral, de su consentimiento ni del tamaño de su actividad: lo que cuenta es para qué se tratan los datos.

• De la Ley 12/1989, de la Función Estadística Pública
• De la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público
• De la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común
• De la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español

El art. 26 declara lícito que las Administraciones Públicas traten datos con fines de archivo en interés público y lo somete al RGPD y a la ley orgánica, con las especialidades que derivan de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, del Real Decreto 1708/2011, que regula el Sistema Español de Archivos, y de la legislación autonómica aplicable. La Ley 12/1989 es la de la función estadística, que la ley orgánica nombra a propósito de otro tratamiento.

• Cuando se envíe por correo postal y no por medios electrónicos
• Cuando ya se consultaron para otra campaña en los doce meses anteriores
• Cuando el destinatario sea un profesional liberal contactado como tal
• Cuando el afectado haya consentido recibirla de quien pretende enviarla

El art. 23.4 exime de la consulta cuando el afectado ha prestado su consentimiento, conforme a la ley orgánica, para recibir la comunicación de quien pretende realizarla: quien ha dicho que sí a esa empresa no necesita que se le busque en una lista de exclusión. La ley no prevé otra excepción: ni por el medio de envío, ni por una consulta hecha para otra campaña, ni por la condición profesional del destinatario.

• Comunicar la campaña a la autoridad de control competente y esperar su autorización
• Inscribirse en el sistema de exclusión publicitaria del sector en el que vaya a actuar
• Consultar los sistemas de exclusión publicitaria que puedan afectar a su actuación
• Registrar la campaña en la sede electrónica de la autoridad de control competente

El art. 23.4 obliga a consultar antes los sistemas de exclusión publicitaria que puedan afectar a la actuación y a excluir del tratamiento a quienes hayan manifestado su negativa a recibir esas comunicaciones; basta con consultar los que figuran en la relación que publica la autoridad de control. A la autoridad se le comunica la creación de un sistema de exclusión, y lo hace la entidad responsable del sistema, no quien hace la publicidad; y en esos sistemas se incorporan los afectados que no quieren recibirla, no quien la envía, que solo tiene que consultarlos.

• Con el consentimiento expreso del afectado, porque aportarlos es estrictamente voluntario
• Sin consentimiento, cuando la estadística la exija una norma de la Unión Europea
• Sin consentimiento, cuando la estadística figure en la programación estadística legal
• Con el consentimiento tácito del afectado, salvo que se oponga dentro de un mes

El art. 25.2, de acuerdo con la Ley 12/1989, de la Función Estadística Pública, hace de aportación estrictamente voluntaria los datos de los arts. 9 y 10 del RGPD, y por eso solo pueden recogerse previo consentimiento expreso. Que una norma de la Unión exija la estadística o que esté en la programación estadística legal son los casos en que la comunicación de los demás datos se ampara en el interés público: no alcanzan a estos.

• Cuando la estadística esté incluida en los instrumentos de programación estadística
• Cuando el afectado no acredite un interés legítimo en conocer o corregir sus datos
• Cuando los datos estén amparados por las garantías del secreto estadístico
• Cuando la solicitud se presente después de publicarse los resultados estadísticos

El art. 25.3 permite denegar el ejercicio de esos derechos cuando los datos están amparados por las garantías del secreto estadístico previstas en la legislación estatal o autonómica. Que la estadística figure en la programación estadística legalmente prevista importa para otra cosa: para que la comunicación de los datos a los órganos estadísticos se ampare en el interés público. Ni la falta de un interés acreditado ni la publicación de los resultados abren la denegación.

• Mientras persista el impago, con un máximo de tres años desde el vencimiento de la obligación
• Mientras persista el impago, con un máximo de seis años desde su inclusión en el sistema
• Cinco años desde su inclusión en el sistema, aunque la deuda se haya pagado antes
• Mientras persista el impago, con un máximo de cinco años desde el vencimiento de la obligación

El art. 20.1.d) pone dos límites que se suman: los datos solo siguen en el sistema mientras dura el incumplimiento, y nunca más de cinco años contados desde el vencimiento de la obligación, no desde que la deuda entra en el sistema. Por eso una deuda pagada sale del sistema aunque no hayan pasado los cinco años, y por eso falla la opción que la mantiene cinco años pase lo que pase.

• Para recoger la información que les faciliten sus clientes para ejercer sus funciones
• Para comprobar la solvencia de un cliente antes de aceptar el asunto que les encarga
• Para elaborar repertorios de resoluciones sancionadoras de uso profesional
• Para comunicar al colegio profesional las sanciones de sus propios clientes

El art. 27.3 cierra el artículo con una sola habilitación más: la de abogados y procuradores, y solo con un fin, recoger la información que les facilitan sus clientes para ejercer sus funciones. No los habilita para investigar por su cuenta a un cliente, para hacer repertorios de resoluciones ni para comunicar nada a su colegio.

• Que sean necesarios para el buen fin de la operación
• Que los afectados consientan la comunicación de sus datos
• Que la operación esté concluida antes de comunicar los datos
• Que la operación se comunique antes a la autoridad de control

El art. 21.1 presume lícitos esos tratamientos, incluida la comunicación de los datos con carácter previo, siempre que sean necesarios para el buen fin de la operación y garanticen, cuando proceda, la continuidad de los servicios. Por eso no hay que esperar a que la operación concluya para comunicar los datos, y la ley no pide el consentimiento de los afectados ni un aviso a la autoridad de control.