El acceso a los documentos y a los archivos

Toda alteración del régimen de acceso se pone en conocimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que informa antes de que se modifique el libre acceso. El Consejo de Transparencia y Buen Gobierno resuelve reclamaciones de la Ley 19/2013, no informa sobre el régimen de los archivos. La Comisión de Archivos de la AGE coordina el Sistema, pero no es la que informa sobre el régimen de acceso.

Si hay reproducciones, la regla general es dar acceso a ellas. Los originales se autorizan, previa solicitud, cuando la materia o las circunstancias de la investigación lo justifican y el estado de conservación lo permite: es una excepción, no una prohibición.

La solicitud no necesita motivarse, pero quien la presenta puede exponer sus motivos, y entonces se tienen en cuenta en la tramitación y en la resolución. No exigirlos no significa ignorarlos.

Cuando no puede conocerse la fecha ni el hecho del fallecimiento y el documento tiene más de cincuenta años, como este, el acceso se concede si, vistas las circunstancias, se entiende razonablemente excluida la lesión de la intimidad o el riesgo para la seguridad del afectado. La antigüedad abre la puerta, pero no basta sola: hace falta esa valoración.

Con marcas de reserva o confidencialidad, quien decide sobre la autorización no es el órgano que normalmente resuelve: remite la solicitud a su superior jerárquico o, si así lo establecen sus normas de organización, al órgano que hizo la declaración de reserva. No es una denegación automática, como la de los documentos clasificados.

El art. 30.4 del real decreto dice que, vencido el plazo sin resolución expresa notificada, la solicitud de acceso se entiende estimada: es lo que pregunta la norma que nombra el enunciado. Ojo con no generalizarlo. La Ley 19/2013, posterior y con rango de ley, da al silencio en el acceso a la información pública sentido desestimatorio (art. 20.4), y solo cede ante los regímenes específicos de acceso (su disposición adicional primera). Que el del real decreto lo sea para los archivos de la Administración del Estado es una cuestión discutida. Por eso la respuesta vale «según el Real Decreto 1708/2011», no como regla general del acceso.

El real decreto se aplica sin perjuicio de las reglas específicas de acceso a los fondos de los Archivos Históricos de titularidad y gestión estatal, que son archivos abiertos al público, siempre que esas reglas sean más favorables al derecho de acceso. Si fueran más restrictivas, no se salvarían.

La resolución debe adoptarse y notificarse lo antes posible y, como máximo, en un mes desde que la solicitud llega al órgano competente para tramitarla, no desde que se presenta. Los tres meses son el plazo supletorio de la Ley 39/2015, que aquí no rige porque el real decreto fija el suyo.

El acceso a archivos y documentos que custodia el Ministerio de Cultura por compra, comodato, depósito, donación u otra figura jurídica se somete a las condiciones del título en que se materializó ese negocio jurídico, no al régimen general del capítulo IV.

El plazo puede ampliarse por otro mes, informando al solicitante, cuando lo justifican el volumen de lo solicitado, su emplazamiento o las dificultades para reproducirlo. Que una norma exija autorización específica no amplía el plazo: interrumpe su cómputo, que es otra cosa.

Las entidades deben informar de qué órgano resuelve; si no hay previsión expresa, es competente el órgano del que depende orgánicamente el archivo. El responsable del archivo recibe la solicitud, pero la regla supletoria no le da a él la competencia para resolverla.

El cómputo del plazo para resolver se interrumpe cuando se requiere al solicitante que subsane deficiencias o aporte documentos, en especial los del consentimiento de los afectados, y cuando una norma exige autorización específica. La interrupción se comunica al interesado. La ampliación por otro mes es una figura distinta, ligada al volumen o a la dificultad de lo pedido.

La zona de depósito está reservada al personal autorizado. Puede pedir autorización de entrada quien acredite un interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante, y aun así puede denegarse por las necesidades de organización o por el carácter restringido de algunos fondos. El libre acceso a los documentos no abre el depósito.

La regla es el libre acceso. El real decreto enumera como restringidos los clasificados como secretos oficiales, los que entrañan riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o pueden interferir en la averiguación de los delitos o la tutela judicial efectiva, los declarados reservados por ley y los que contienen los datos personales de su art. 28. Las notas y los borradores no están en esa lista: en la Ley 19/2013 son causa de inadmisión, que es otra figura.

Los documentos clasificados están excluidos de la consulta pública y no puede autorizarse su acceso mientras no los desclasifique el órgano competente para hacerlo. Ni el interés del investigador ni el responsable del archivo pueden saltarse la clasificación, y el real decreto no fija ningún plazo para que caduque.

La preferencia la da el objeto de la solicitud: los documentos necesarios para ejercer derechos. La finalidad investigadora cuenta para otras cosas (el interés legítimo o la entrada en el depósito), pero no adelanta la tramitación.

El plazo se cuenta desde la muerte de los afectados, no desde la fecha del documento: veinticinco años. Los cincuenta años de antigüedad del documento solo juegan cuando no puede conocerse si murieron ni cuándo, y aun entonces con una valoración del caso.

Estimar el acceso conlleva el derecho a copia, salvo tres casos: documentos que no son de libre consulta, copias imposibles en un formato por falta de equipos o por su coste excesivo, y reproducciones que vulneren la propiedad intelectual. No motivar la solicitud no quita nada, porque la motivación no se exige.

La solicitud se dirige a quien custodia los documentos: el responsable del archivo. Quién la resuelve es otra cosa: si la entidad no lo ha previsto, el órgano del que depende orgánicamente el archivo.