El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y las clases de archivo

El art. 7 delimita la composición del Sistema hacia el futuro: lo integran los archivos, centros y servicios de los ministerios y de sus organismos públicos «existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente». No hace falta un acuerdo de incorporación de la Comisión de Archivos, que coordina el Sistema pero no decide quién entra. La inclusión en el Censo-Guía es algo que el art. 13.2 encarga impulsar a los grupos de trabajo ministeriales, no una condición para formar parte del Sistema.

El art. 7 lo dice expresamente: la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado coordina el Sistema. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos es otra cosa: dictamina sobre la conservación y la eliminación, y el art. 13.6 la adscribe a la Comisión de Archivos como su órgano consultivo superior. El Consejo de Cooperación Archivística es el órgano del Sistema Español de Archivos, el de todas las Administraciones, y el Archivo General de la Administración es un archivo, el intermedio.

El art. 10.1 define los archivos centrales por lo que custodian: documentos con la tramitación finalizada y transcurridos los plazos que fijan la normativa o los calendarios de conservación. Mientras el expediente se tramita, está en el archivo de oficina (art. 9). La Comisión Superior Calificadora dictamina sobre conservar o eliminar, pero no es su acuerdo lo que manda los documentos al archivo central. Y el valor histórico es lo que los lleva, al final del ciclo, a los archivos históricos (art. 12).

El art. 12.2 lo dice sin rodeos: el Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la AGE. Simancas y la Corona de Aragón son también archivos históricos de titularidad estatal, pero no los que la norma designa para la Administración General del Estado; y el archivo central de un ministerio solo custodia lo de su departamento.

El art. 13.6 adscribe la Comisión Superior Calificadora, regulada por el Real Decreto 1401/2007, a la Comisión de Archivos de la AGE «como su órgano consultivo superior»: dictamina, no ejecuta. Las instrucciones de la Comisión de Archivos las impulsan en cada ministerio sus grupos de trabajo (art. 13.2). Y la secretaría de la Comisión de Archivos la ejerce un funcionario designado por el Ministerio de Cultura (art. 13.5), no otra comisión.

Es la primera de las funciones que el art. 10.1 da al Archivo Central: coordinar y controlar los archivos de gestión de su ministerio y asesorar a las unidades para que conserven y traten bien sus documentos. La Comisión de Archivos coordina el Sistema de toda la AGE (arts. 7 y 13.3), no el día a día de los archivos de oficina de cada departamento. El Archivo General de la Administración y el Archivo Histórico Nacional reciben documentos en etapas posteriores y no tienen esa función.

El art. 13.2 no lo impone: «en cada Departamento podrá constituirse» un Grupo de Trabajo para coordinar sus archivos y los de sus organismos, adscrito a la Subsecretaría. Lo obligatorio es el fin —que cada ministerio organice sus servicios para coordinar sus archivos (art. 13.1)—, no el grupo. La Comisión de Archivos coordina el Sistema de toda la AGE y da instrucciones a los grupos, pero no sustituye la coordinación de cada departamento.

El ciclo vital se recorre por etapas, y la primera salida del archivo de oficina es al archivo central de su propio ministerio: así lo dice el art. 9. El Archivo General de la Administración es el siguiente escalón, el intermedio, que recibe lo que le transfieren los archivos centrales (art. 11). El Archivo Histórico Nacional recibe después, del Archivo General de la Administración, lo que tiene valor histórico (art. 12). Ninguno de los dos recibe directamente desde la oficina.

La quinta función del archivo de oficina, en el art. 9, es «eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central»: no forman parte del expediente, y llevarlos con él solo ocupa espacio en los archivos siguientes. No hay que esperar a una valoración del Archivo Central ni remitirlos al intermedio, que valora agrupaciones documentales, no copias de consulta.

El art. 11 lo nombra: el Archivo General de la Administración es el archivo intermedio de la AGE. El Archivo Histórico Nacional es el siguiente y último escalón, el archivo histórico (art. 12.2). Simancas es un archivo histórico estatal, que no recibe las transferencias de la Administración actual. Y el archivo central de un ministerio, sea el que sea, solo custodia lo de su departamento.

El art. 9 da al archivo de oficina cinco funciones: apoyar la gestión, acreditar las actuaciones de la unidad productora, organizar sus documentos, transferirlos al Archivo central y eliminar los de apoyo informativo antes de la transferencia. Identificar las series y elaborar el cuadro de clasificación es tarea del Archivo Central (art. 10.1, función 2.ª), que tiene la visión de todo el ministerio. Organizar los propios documentos sí es de la oficina, y es el distractor que más se parece.

El art. 13.5 atribuye la Secretaría a un funcionario designado por el Ministerio de Cultura, que asiste a las reuniones «con voz pero sin voto»: puede intervenir, pero no decide. No es miembro de la Comisión —los miembros los enumera el art. 13.4— y por eso no vota, ni siquiera para deshacer un empate, que en un órgano colegiado es cosa de quien lo preside.

La definición del art. 6 le da dos finalidades al Sistema de Archivos de la AGE: gestionar bien los fondos, colecciones y documentos producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar a los ciudadanos el acceso a ellos. Coordinar los archivos de otras Administraciones no es cosa de este sistema, que solo reúne los de la AGE y sus organismos públicos: la cooperación con las comunidades autónomas y las entidades locales es del Sistema Español de Archivos, el del capítulo II. Y los plazos de conservación de cada serie salen de los calendarios de conservación, no de la definición del sistema.

El art. 9 los define como los archivos «existentes en todos los órganos y unidades administrativas»: cada unidad tiene el suyo, porque es donde están los documentos que aún se tramitan o se consultan a diario. Uno por ministerio y organismo es el archivo general o central (art. 10). Y el soporte no los limita: la norma no distingue el papel del electrónico para definirlos.

El art. 8 enumera cuatro clases: los archivos de oficina o de gestión, los generales o centrales de los ministerios y sus organismos, el archivo intermedio y los archivos históricos. «Territorial» no es una de ellas: es el nombre de una clase de archivo judicial del Real Decreto 937/2003, que tiene su propia clasificación. Que el art. 12 hable de los Archivos Históricos Provinciales de la periferia no crea otra clase: hacen las funciones del intermedio y del histórico en su ámbito.

Para la periferia del Estado, el art. 12.2 encarga a los Archivos Históricos Provinciales —o a los que puedan crearse en las Delegaciones del Gobierno— las funciones del intermedio y del histórico a la vez. Los archivos de las comunidades autónomas son de otra Administración y no forman parte del Sistema de la AGE. Los Archivos Judiciales Territoriales son del Real Decreto 937/2003, para documentos judiciales. Y un archivo de oficina está al principio del ciclo, no al final.

El art. 10.2 manda comunicar los calendarios de conservación y acceso a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, el órgano que dictamina sobre la conservación y la eliminación de los documentos de la AGE. La Comisión de Archivos de la AGE es el distractor tentador: la Calificadora se le adscribe como órgano consultivo superior (art. 13.6), pero los calendarios van a la Calificadora. El Consejo de Cooperación Archivística es del Sistema Español de Archivos.

El art. 6 define el Sistema como un conjunto de sistemas departamentales, órganos, archivos y centros «que actúan de manera coordinada»: cada ministerio conserva sus archivos, y lo que los une es la coordinación. El artículo no los subordina a ninguno, no los funde en un archivo único y tampoco los deja actuar cada uno por su cuenta.