El ciclo vital de los documentos, las transferencias y la eliminación

El art. 14.1.c) define el tratamiento técnico archivístico adecuado «incluyendo las actuaciones pertinentes de conservación preventiva y activa», aplicables según la fase en que esté el documento. No reparte la conservación preventiva y la activa entre clases de archivo, ni la saca de los archivos para dejarla en el Ministerio de Cultura; y la letra g) del mismo artículo extiende el deber de conservación a los documentos electrónicos.

El art. 15.3 dice que los calendarios de conservación determinan las fases de actividad, semiactividad o inactividad administrativa. Iniciación, tramitación y terminación son las fases del procedimiento administrativo, no del ciclo vital del documento; y gestión, central e histórico son tipos de archivo, en los que el calendario delimita cuánto permanece el documento, no sus fases.

El art. 15.1 somete las propuestas de eliminación, o de conservación permanente, al «dictamen preceptivo» de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. El Archivo General de la Administración tienta porque aplica las resoluciones de eliminación de esa Comisión (art. 11), pero ejecuta, no dictamina; la Comisión de Archivos de la AGE da instrucciones y recomendaciones de tratamiento.

El art. 15.3 hace que el calendario de conservación determine «para cada serie o agrupación documental» sus fases y delimite su permanencia en cada tipo de archivo. Por eso el real decreto no fija un plazo común por archivo ni por ministerio, y los años que dan los manuales para la oficina o el archivo central no salen de él: dependen del calendario de cada serie. Tampoco se decide expediente a expediente.

El art. 14.1.c) remite a las instrucciones y recomendaciones de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, que es la coordinadora del Sistema de Archivos de la AGE (art. 7). El Consejo de Cooperación Archivística es el órgano de cooperación entre las Administraciones en materia de archivos (art. 5); la Comisión Superior Calificadora dictamina la eliminación o la conservación permanente; y el Archivo General de la Administración es el archivo intermedio.

La disposición transitoria primera no los deroga de golpe: los plazos del Decreto 914/1969 se sustituirán «progresivamente» por los calendarios de conservación y las normas técnicas de transferencia que se aprueben en el Sistema de Archivos de la AGE. El Real Decreto 1708/2011 no fija plazos propios de transferencia: se remite a esos calendarios.

Entre las funciones que el art. 14.1 atribuye a los archivos del Sistema, en todas las fases del ciclo vital, está «facilitar a las unidades productoras el acceso a sus documentos»: transferir los expedientes al archivo central no los aleja de quien los produjo. La transferencia no rompe el vínculo de la unidad con sus documentos. No hace falta autorización de la Comisión Superior Calificadora, que dictamina sobre la eliminación y la conservación. Tampoco decide la Comisión de Archivos, que coordina el Sistema y da instrucciones, pero no resuelve peticiones de acceso.

El art. 15.2 dice que la eliminación de documentos custodiados por los archivos del Sistema, «incluidos los documentos y expedientes electrónicos», solo puede hacerse cumpliendo los requisitos y el procedimiento de la normativa vigente. El soporte no exime del procedimiento, y guardar una copia no lo sustituye; pero tampoco hay un trámite propio para lo electrónico, como pasarlo antes a papel: se elimina por el mismo cauce que el papel.

El art. 15.3 lo prohíbe sin excepciones: «en ningún caso» se transfieren al Archivo Intermedio agrupaciones documentales cuya eliminación ya ha dictaminado la Comisión Superior Calificadora. Tienta que el Archivo General de la Administración aplique resoluciones de eliminación (art. 11), pero eso es sobre lo que ya custodia: lo dictaminado para eliminar no se le transfiere.