El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y las clases de archivo

El art. 12.2 lo dice sin rodeos: el Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la AGE. Simancas y la Corona de Aragón son también archivos históricos de titularidad estatal, pero no los que la norma designa para la Administración General del Estado; y el archivo central de un ministerio solo custodia lo de su departamento.

La quinta función del archivo de oficina, en el art. 9, es «eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central»: no forman parte del expediente, y llevarlos con él solo ocupa espacio en los archivos siguientes. No hay que esperar a una valoración del Archivo Central ni remitirlos al intermedio, que valora agrupaciones documentales, no copias de consulta.

El art. 6 define el Sistema como un conjunto de sistemas departamentales, órganos, archivos y centros «que actúan de manera coordinada»: cada ministerio conserva sus archivos, y lo que los une es la coordinación. El artículo no los subordina a ninguno, no los funde en un archivo único y tampoco los deja actuar cada uno por su cuenta.

El art. 9 da al archivo de oficina cinco funciones: apoyar la gestión, acreditar las actuaciones de la unidad productora, organizar sus documentos, transferirlos al Archivo central y eliminar los de apoyo informativo antes de la transferencia. Identificar las series y elaborar el cuadro de clasificación es tarea del Archivo Central (art. 10.1, función 2.ª), que tiene la visión de todo el ministerio. Organizar los propios documentos sí es de la oficina, y es el distractor que más se parece.

El archivo de oficina guarda los documentos «en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa»: los vivos. Cuando concluye esa etapa se transfieren al archivo central (art. 9), que custodia los ya finalizados (art. 10). Los que han terminado su fase activa son los que recibe el archivo intermedio (art. 11), y los de valor histórico, los archivos históricos (art. 12): cada distractor describe otra clase de archivo.

El art. 7 lo dice expresamente: la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado coordina el Sistema. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos es otra cosa: dictamina sobre la conservación y la eliminación, y el art. 13.6 la adscribe a la Comisión de Archivos como su órgano consultivo superior. El Consejo de Cooperación Archivística es el órgano del Sistema Español de Archivos, el de todas las Administraciones, y el Archivo General de la Administración es un archivo, el intermedio.

Es la primera de las funciones que el art. 10.1 da al Archivo Central: coordinar y controlar los archivos de gestión de su ministerio y asesorar a las unidades para que conserven y traten bien sus documentos. La Comisión de Archivos coordina el Sistema de toda la AGE (arts. 7 y 13.3), no el día a día de los archivos de oficina de cada departamento. El Archivo General de la Administración y el Archivo Histórico Nacional reciben documentos en etapas posteriores y no tienen esa función.

El art. 8 enumera cuatro clases: los archivos de oficina o de gestión, los generales o centrales de los ministerios y sus organismos, el archivo intermedio y los archivos históricos. «Territorial» no es una de ellas: es el nombre de una clase de archivo judicial del Real Decreto 937/2003, que tiene su propia clasificación. Que el art. 12 hable de los Archivos Históricos Provinciales de la periferia no crea otra clase: hacen las funciones del intermedio y del histórico en su ámbito.

La misma función aparece dos veces, con un plazo distinto: el Archivo General de la Administración valora las estrategias para la conservación «a medio plazo» (art. 11, función 5.ª) y el Archivo Histórico Nacional, para la conservación «a largo plazo» (art. 12.2, letra c). Encaja con el ciclo: el intermedio guarda lo que aún puede eliminarse, y el histórico, lo que se conserva para siempre. La Comisión de Archivos fija criterios generales, como el uso de formatos estándares (art. 13.3), pero no conserva documentos.

El art. 13.2 no lo impone: «en cada Departamento podrá constituirse» un Grupo de Trabajo para coordinar sus archivos y los de sus organismos, adscrito a la Subsecretaría. Lo obligatorio es el fin —que cada ministerio organice sus servicios para coordinar sus archivos (art. 13.1)—, no el grupo. La Comisión de Archivos coordina el Sistema de toda la AGE y da instrucciones a los grupos, pero no sustituye la coordinación de cada departamento.

El art. 8 clasifica los archivos «atendiendo al ciclo vital de los documentos»: cada clase corresponde a una etapa de la vida del documento, desde que se tramita (archivo de oficina) hasta que se conserva para siempre por su valor histórico (archivos históricos). El soporte no cambia la clase: un archivo central custodia papel y documentos electrónicos. La dependencia orgánica y el ámbito territorial aparecen en la norma, pero para decir dónde está cada archivo, no para clasificarlos.

El art. 10.1 define los archivos centrales por lo que custodian: documentos con la tramitación finalizada y transcurridos los plazos que fijan la normativa o los calendarios de conservación. Mientras el expediente se tramita, está en el archivo de oficina (art. 9). La Comisión Superior Calificadora dictamina sobre conservar o eliminar, pero no es su acuerdo lo que manda los documentos al archivo central. Y el valor histórico es lo que los lleva, al final del ciclo, a los archivos históricos (art. 12).

El art. 9 los define como los archivos «existentes en todos los órganos y unidades administrativas»: cada unidad tiene el suyo, porque es donde están los documentos que aún se tramitan o se consultan a diario. Uno por ministerio y organismo es el archivo general o central (art. 10). Y el soporte no los limita: la norma no distingue el papel del electrónico para definirlos.

El art. 11 lo nombra: el Archivo General de la Administración es el archivo intermedio de la AGE. El Archivo Histórico Nacional es el siguiente y último escalón, el archivo histórico (art. 12.2). Simancas es un archivo histórico estatal, que no recibe las transferencias de la Administración actual. Y el archivo central de un ministerio, sea el que sea, solo custodia lo de su departamento.

El art. 7 delimita la composición del Sistema hacia el futuro: lo integran los archivos, centros y servicios de los ministerios y de sus organismos públicos «existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente». No hace falta un acuerdo de incorporación de la Comisión de Archivos, que coordina el Sistema pero no decide quién entra. La inclusión en el Censo-Guía es algo que el art. 13.2 encarga impulsar a los grupos de trabajo ministeriales, no una condición para formar parte del Sistema.

Entre las funciones del archivo intermedio, el art. 11 recoge aplicar las resoluciones de la Comisión Superior Calificadora sobre eliminación, garantizando la efectiva destrucción y tramitando los expedientes de eliminación. No necesitan ratificación del Gobierno ni un segundo paso por la Comisión. Y el Archivo Histórico Nacional recibe lo que tiene valor histórico para conservarlo, no lo que se ha decidido destruir.

La sexta función del Archivo Central, en el art. 10.1, es realizar las transferencias preceptivas y periódicas al archivo intermedio, con su relación de entrega; en la AGE, el intermedio es el Archivo General de la Administración (art. 11). El salto directo a un archivo histórico no está en el ciclo: al Archivo Histórico Nacional le llega lo que le transfiere el Archivo General de la Administración (art. 12.2). Los Archivos Históricos Provinciales hacen de intermedio e histórico solo para los servicios periféricos del Estado.

El art. 13.6 adscribe la Comisión Superior Calificadora, regulada por el Real Decreto 1401/2007, a la Comisión de Archivos de la AGE «como su órgano consultivo superior»: dictamina, no ejecuta. Las instrucciones de la Comisión de Archivos las impulsan en cada ministerio sus grupos de trabajo (art. 13.2). Y la secretaría de la Comisión de Archivos la ejerce un funcionario designado por el Ministerio de Cultura (art. 13.5), no otra comisión.