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El Sistema Español de Archivos y el Consejo de Cooperación Archivística

18 preguntas · en 2 colecciones

Los capítulos I y II del Real Decreto 1708/2011 (artículos 1 a 5) y su disposición adicional primera: su objeto y su ámbito de aplicación, las definiciones —archivo, sistema archivístico, documento de archivo, documento y expediente electrónicos, ciclo vital, calendario de conservación, identificación, valoración, eliminación y metadato—, el Sistema Español de Archivos y quién lo forma, la cooperación archivística, el Consejo de Cooperación Archivística y la constitución del Consejo y de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado.

Colecciones que lo incluyen

Archivos, Registro Electrónico General y derecho de petición 144 preguntas
Administrativo del Estado 7536 preguntas

Así son sus preguntas

Resueltas, y cada una con la cita literal que la justifica, para que compruebes la respuesta por tu cuenta.

Según el art. 1 del Real Decreto 1708/2011, ¿qué archivos forman el Sistema Español de Archivos?

Solo los archivos de titularidad de la Administración General del Estado y de sus entidades de Derecho Público
Los archivos históricos de carácter nacional y los archivos centrales de los ministerios
Los archivos de la Administración General del Estado y los demás públicos y privados vinculados por instrumentos de cooperación
Todos los archivos públicos y privados de España, que quedan integrados en él por mandato de la Ley 16/1985

El Sistema Español de Archivos es más amplio que el de la AGE: junta los archivos estatales y el resto de archivos públicos y privados, pero estos últimos solo cuando se vinculan a él mediante instrumentos de cooperación. Quedarse solo con los de la AGE es confundirlo con el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, que el mismo art. 1 regula aparte. Y la integración no es automática para todos los archivos del país: hace falta el instrumento de cooperación.

formado por los archivos de la Administración General del Estado y el resto de archivos públicos y privados, vinculados al Sistema mediante los correspondientes instrumentos de cooperación

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

¿Cómo define el art. 2.2 del Real Decreto 1708/2011 el sistema archivístico?

Como el conjunto de documentos producidos o reunidos por una persona física o jurídica en su actividad
Como el conjunto de normas reguladoras y de órganos, centros y servicios competentes en la gestión de documentos y archivos
Como los vínculos voluntarios entre archivos para intercambiar información, servicios y medios técnicos
Como las etapas por las que pasan los documentos desde que se producen hasta su eliminación o conservación

Un sistema archivístico no son los documentos, sino el conjunto de normas y de órganos, centros y servicios competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos. Las otras tres opciones son definiciones vecinas del mismo real decreto: el conjunto orgánico de documentos es el archivo (art. 2.1), los vínculos voluntarios son la cooperación archivística (art. 4.1) y las etapas del documento, su ciclo vital (art. 2.2.e).

Sistema archivístico: Conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, centros y servicios competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Según el art. 3.4 del Real Decreto 1708/2011, ¿qué instrumento elabora el Ministerio de Cultura sobre los bienes integrantes del Patrimonio Documental?

El calendario de conservación
El cuadro de clasificación común
El Censo-Guía de Archivos
El plan general de cooperación archivística

Para asegurar la conservación y difusión del patrimonio documental, el Ministerio elabora el Censo-Guía de Archivos de los bienes integrantes del Patrimonio Documental. El calendario de conservación es fruto de la valoración de cada serie, no un instrumento del Ministerio sobre el patrimonio. Y los planes de cooperación archivística los aprueba el Consejo de Ministros (art. 4.3.a).

Elaborará el Censo-Guía de Archivos de los bienes integrantes del Patrimonio Documental.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

El Consejo de Cooperación Archivística ha informado un plan general de cooperación archivística. Según el art. 4.3 del Real Decreto 1708/2011, ¿quién tiene que aprobarlo?

El propio Consejo de Cooperación Archivística
El Consejo de Ministros
El Ministerio de Cultura, como órgano coordinador
La Conferencia Sectorial de Cultura

Los planes generales y específicos de cooperación archivística tiene que aprobarlos el Consejo de Ministros. El Consejo de Cooperación Archivística los informa y hace su seguimiento (art. 5.2.d), pero no los aprueba: es la trampa de la pregunta. El Ministerio de Cultura coordina el Sistema, pero no es quien los aprueba.

El establecimiento de planes generales y específicos, que deberán ser aprobados por el Consejo de Ministros.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Una serie documental de un ministerio ya puede eliminarse. Según la definición del art. 2.2 del Real Decreto 1708/2011, ¿quién la destruye y cómo?

Una empresa autorizada por el Ministerio de Cultura, que acredita el reciclaje del soporte
El archivo histórico que la recibe, con cualquier método que permita reciclar el soporte
El órgano responsable del archivo u oficina en que esté, con un método que impida reconstruirla
La comisión que dictaminó su eliminación, por trituración y en presencia de un notario

La eliminación es la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, con cualquier método que garantice que no se pueden reconstruir ni volver a utilizar. Lo que importa del método es esa garantía, no el reciclaje del soporte. La destruye quien la custodia, no un archivo al que se haya transferido ni el órgano que la valoró.

Consiste en la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

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Según el art. 3.2 del Real Decreto 1708/2011, ¿en qué principio se basan las relaciones de cooperación por las que los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales y locales forman parte del Sistema Español de Archivos?

En el de jerarquía
En el de voluntariedad
En el de obligatoriedad
En el de subsidiariedad

Los sistemas autonómicos, provinciales y locales entran en el Sistema Español de Archivos según las relaciones de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio de su propia normativa. Ni la AGE manda sobre ellos (jerarquía) ni la incorporación se impone (obligatoriedad): el Ministerio coordina, pero la entrada de cada sistema es voluntaria.

Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales, en función de las relaciones de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Según el art. 2.2 del Real Decreto 1708/2011, ¿cómo se llama la fase del tratamiento archivístico que consiste en investigar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo?

Valoración documental
Clasificación
Descripción
Identificación

Es la identificación: la fase en que se investigan y sistematizan las categorías administrativas y archivísticas que dan estructura a un fondo. La valoración documental es otra cosa: estudia las características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos. La clasificación y la descripción son otras tareas del tratamiento archivístico: ninguna consiste en investigar las categorías que sustentan la estructura del fondo.

Identificación: Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

¿Qué papel atribuye el art. 3.4 del Real Decreto 1708/2011 al Ministerio de Cultura en el Sistema Español de Archivos?

El de órgano de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos
El de titular y gestor directo de todos los archivos que forman parte del Sistema
El de órgano consultivo, que informa sin funciones propias de ejecución
El de órgano coordinador del Sistema, en cooperación con los responsables de los archivos

El Ministerio de Cultura es el órgano coordinador del Sistema y, en cooperación con los responsables de cada archivo, asegura la conservación y difusión del patrimonio documental y su defensa frente a la expoliación. «Órgano de cooperación entre las administraciones públicas» es lo que el art. 5.1 dice del Consejo de Cooperación Archivística, no del Ministerio. Y coordinar no es gestionar: la mayoría de los archivos del Sistema no son suyos.

El Ministerio de Cultura, como órgano coordinador del Sistema, y en cooperación con los responsables de los correspondientes archivos, asegurará la conservación y difusión del patrimonio documental y su defensa frente a la expoliación.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Según el art. 4.2 del Real Decreto 1708/2011, ¿cómo se regulan las relaciones de la Administración General del Estado con los sistemas archivísticos autonómicos?

Por los planes de cooperación que apruebe el Consejo de Ministros, de obligado cumplimiento
Por las instrucciones del Ministerio de Cultura como órgano coordinador del Sistema
Por los criterios uniformes que dicte el Consejo de Cooperación Archivística
Por los convenios de colaboración que se suscriban con las Comunidades Autónomas

Las relaciones de la AGE con cada sistema autonómico se rigen por los convenios de colaboración que se suscriban con las Comunidades Autónomas: es coherente con que su entrada en el Sistema sea voluntaria. Los planes del Consejo de Ministros son un instrumento de impulso de la cooperación, no la regla de esas relaciones, y los criterios uniformes del Consejo de Cooperación orientan el desarrollo de los servicios sin regular la relación con cada Comunidad.

Las relaciones de la Administración General del Estado con los sistemas archivísticos autonómicos se regularán por lo establecido en los respectivos convenios de colaboración que, con tal fin, se suscriban con las Comunidades Autónomas.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Una fundación privada quiere que su archivo forme parte del Sistema Español de Archivos. Según el art. 3.2 del Real Decreto 1708/2011, ¿cómo se incorpora?

Mediante los correspondientes acuerdos y convenios
Con su inscripción en el Censo-Guía de Archivos
No puede: el Sistema solo comprende archivos públicos
Por resolución del Consejo de Cooperación Archivística

Forman parte del Sistema Español de Archivos los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas mediante los correspondientes acuerdos y convenios: un archivo privado cabe, pero entra por acuerdo. Figurar en el Censo-Guía, que elabora el Ministerio de Cultura sobre el Patrimonio Documental, no lo incorpora al Sistema, y el Consejo de Cooperación promueve la integración, pero no la resuelve.

Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante los correspondientes acuerdos y convenios.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Según el art. 4.1 del Real Decreto 1708/2011, ¿entre quiénes se establecen los vínculos de la cooperación archivística?

Entre archivos y sistemas de las distintas administraciones públicas y de toda clase de entidades o personas físicas
Solo entre los archivos de titularidad pública de administraciones de distinto nivel territorial
Solo entre el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y los sistemas autonómicos
Entre los archivos públicos y los privados que hayan sido declarados bienes de interés cultural

La cooperación archivística abarca los vínculos voluntarios entre los archivos y sistemas archivísticos de las diferentes administraciones públicas y de todo tipo de entidades o personas físicas, para intercambiar información, servicios, conocimientos y medios técnicos. No se limita a lo público ni a la relación de la AGE con las Comunidades Autónomas, aunque esa tenga su regla propia en el art. 4.2, y no exige ninguna declaración de interés cultural.

La cooperación archivística comprende los vínculos que, con carácter voluntario, se establecen entre los archivos y los sistemas archivísticos dependientes de las diferentes administraciones públicas y de todo tipo de entidades o personas físicas

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Según el art. 2.2 del Real Decreto 1708/2011, ¿con qué finalidad se asocian metadatos a un documento electrónico?

Garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del documento
Acreditar la identidad del firmante y que el contenido no se ha alterado desde la firma
Fijar el plazo de permanencia del documento en cada una de las fases de su ciclo vital
Sustituir el contenido del documento cuando el soporte original se ha deteriorado

El metadato es información instrumental e independiente del contenido, pensada para conocer de forma inmediata y automatizable alguna característica del documento, y su finalidad es garantizar su disponibilidad, acceso, conservación e interoperabilidad. Acreditar al firmante y la integridad es lo que hace la firma electrónica; fijar plazos de permanencia, el calendario de conservación. Y como es independiente del contenido, no puede sustituirlo.

con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Según el art. 5.4 del Real Decreto 1708/2011, las administraciones locales tienen tres representantes en el Consejo de Cooperación Archivística. ¿Quién los designa?

El ministerio competente en política territorial
La asociación de entidades locales de ámbito estatal con mayor implantación
Las diputaciones provinciales, por turno entre ellas
El Ministerio de Cultura, a propuesta de las comunidades autónomas

Los designa la asociación de entidades locales de ámbito estatal con mayor implantación: la representación local la eligen las propias entidades locales, no un ministerio, las diputaciones ni las comunidades autónomas.

tres representantes de las administraciones locales, designados por la asociación de entidades locales de ámbito estatal con mayor implantación

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Según la definición del art. 2.2 del Real Decreto 1708/2011, ¿dónde termina el ciclo vital de los documentos?

En su conservación permanente en un archivo histórico
En su transferencia al archivo central del ministerio que los produjo
En el cierre del expediente en la oficina que lo tramitó
En su eliminación reglada o, en su caso, en su conservación permanente

El ciclo vital son las etapas que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido o, en su caso, su conservación permanente. No todo documento acaba en un archivo histórico: muchos se eliminan tras valorarse. La transferencia a otro archivo y el cierre del expediente son momentos dentro del ciclo, no su final.

Ciclo vital de documentos: Son las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

¿Qué instrumento de trabajo, fruto del proceso de valoración documental, recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada fase del ciclo vital, según el art. 2.2 del Real Decreto 1708/2011?

El calendario de conservación
El cuadro de clasificación
El inventario del fondo
La relación de entrega

Es el calendario de conservación: recoge cuánto permanece cada documento en cada fase del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente, y nace de la valoración documental. El cuadro de clasificación ordena el fondo en secciones y series, el inventario describe lo que hay y la relación de entrega acompaña una transferencia; ninguno fija plazos de permanencia. Por eso los plazos concretos de cada serie salen de su calendario y no del real decreto.

Calendario de conservación: Es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Según el art. 2.2 del Real Decreto 1708/2011, ¿qué es un documento de archivo?

Solo el ejemplar en papel que testimonia actividades y funciones de personas físicas y jurídicas
Un ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de personas físicas y jurídicas
Solo el que produce una Administración pública dentro de un procedimiento administrativo ya terminado
El que ha superado la valoración documental y se ha seleccionado para su conservación permanente

El documento de archivo se define por ser testimonio de actividades y funciones, en cualquier tipo de soporte, y de personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. El soporte da igual: el papel no es requisito. Tampoco se limita a lo que producen las Administraciones, y no hace falta haber pasado la valoración para serlo: un documento que acabará eliminado también es documento de archivo mientras existe.

Documento de archivo: Ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

El art. 2.1 del Real Decreto 1708/2011 da dos sentidos a la palabra archivo. Además del conjunto orgánico de documentos, ¿qué otra cosa es un archivo?

El edificio o local en el que los documentos quedan custodiados y clasificados
El conjunto de normas, órganos y servicios que gestionan los documentos
La información electrónica asociada a los documentos que forman un fondo
Las entidades que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden documentos

El segundo sentido de archivo es institucional: las entidades —instituciones, personas y familias, según las normas internacionales de descripción archivística— que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos. El lugar físico de custodia no es la definición de este real decreto. El conjunto de normas, órganos y servicios es el sistema archivístico, y la información asociada al documento, el metadato: los dos tienen su propia definición en el art. 2.2.

Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Según el art. 2.2 del Real Decreto 1708/2011, ¿qué estudia y analiza la valoración documental?

Solo el valor histórico de los documentos, para decidir su ingreso en un archivo histórico
El estado físico de los soportes, para decidir si se restauran o se reproducen
Sus características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas
La frecuencia con que se consulta cada serie, para decidir dónde se custodia

La valoración mira a la vez cinco clases de características de los documentos u otras agrupaciones documentales: administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas. Reducirla al valor histórico es el error tentador: un documento puede tener que conservarse por su valor jurídico o fiscal aunque no tenga interés para la historia. El estado de los soportes y la frecuencia de consulta no forman parte de la definición.

Valoración documental: Es el estudio y análisis de las características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos u otras agrupaciones documentales.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre