El ciclo vital de los documentos, las transferencias y la eliminación

Entre las funciones que el art. 14.1 atribuye a los archivos del Sistema, en todas las fases del ciclo vital, está «facilitar a las unidades productoras el acceso a sus documentos»: transferir los expedientes al archivo central no los aleja de quien los produjo. La transferencia no rompe el vínculo de la unidad con sus documentos. No hace falta autorización de la Comisión Superior Calificadora, que dictamina sobre la eliminación y la conservación. Tampoco decide la Comisión de Archivos, que coordina el Sistema y da instrucciones, pero no resuelve peticiones de acceso.

El art. 14.1.c) define el tratamiento técnico archivístico adecuado «incluyendo las actuaciones pertinentes de conservación preventiva y activa», aplicables según la fase en que esté el documento. No reparte la conservación preventiva y la activa entre clases de archivo, ni la saca de los archivos para dejarla en el Ministerio de Cultura; y la letra g) del mismo artículo extiende el deber de conservación a los documentos electrónicos.

El art. 15.3 dice que los calendarios de conservación determinan las fases de actividad, semiactividad o inactividad administrativa. Iniciación, tramitación y terminación son las fases del procedimiento administrativo, no del ciclo vital del documento; y gestión, central e histórico son tipos de archivo, en los que el calendario delimita cuánto permanece el documento, no sus fases.

El art. 14.1 enumera las funciones que los archivos desarrollan «en todas las fases del ciclo vital de los documentos», y la primera es garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, en la forma del capítulo IV. El acceso no espera a que el documento llegue al archivo histórico ni a que se cierre el expediente: sus límites los pone el capítulo IV, no la fase en que esté el documento.

El art. 14.1.c) remite a las instrucciones y recomendaciones de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, que es la coordinadora del Sistema de Archivos de la AGE (art. 7). El Consejo de Cooperación Archivística es el órgano de cooperación entre las Administraciones en materia de archivos (art. 5); la Comisión Superior Calificadora dictamina la eliminación o la conservación permanente; y el Archivo General de la Administración es el archivo intermedio.

El art. 15.3 hace que el calendario de conservación determine «para cada serie o agrupación documental» sus fases y delimite su permanencia en cada tipo de archivo. Por eso el real decreto no fija un plazo común por archivo ni por ministerio, y los años que dan los manuales para la oficina o el archivo central no salen de él: dependen del calendario de cada serie. Tampoco se decide expediente a expediente.

El art. 15.1 prevé propuestas «de eliminación o en su caso, de conservación permanente», y las dos van al mismo dictamen preceptivo. La valoración no sirve solo para eliminar: también decide qué se guarda siempre. Y lo que se valora no salta del archivo de la oficina al histórico: pasa por las transferencias del ciclo vital.

El art. 14.1.d) pone entre las funciones de los archivos atender a los calendarios de conservación «en cuanto a los plazos de acceso, transferencia y, en su caso, eliminación» de cada serie. El calendario no se limita a cuándo se transfiere: también dice cuándo es accesible una serie y si se elimina. Los plazos de tramitación y de resolución son del procedimiento, no del archivo.

El art. 15.3 lo prohíbe sin excepciones: «en ningún caso» se transfieren al Archivo Intermedio agrupaciones documentales cuya eliminación ya ha dictaminado la Comisión Superior Calificadora. Tienta que el Archivo General de la Administración aplique resoluciones de eliminación (art. 11), pero eso es sobre lo que ya custodia: lo dictaminado para eliminar no se le transfiere.