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Test de El documento, el registro y el archivo. Clases de archivos y criterios de ordenación

Un bloque de Auxiliar administrativo del Estado · 16 preguntas

Del documento al expediente: registro de entrada y salida, clases de archivo y criterios de ordenación.

Estudias la colección entera, con este bloque dentro: cada día, solo las preguntas que se te iban a caer.

Así son sus preguntas

¿Qué antigüedad deben tener los documentos generados por entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso para formar parte del Patrimonio Documental?

  • Superior a cuarenta años
  • Superior a cien años
  • Superior a veinticinco años
  • Cualquiera: se integran desde su creación

Cuarenta años para las entidades políticas, sindicales, religiosas, culturales y educativas de carácter privado; cien para cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas. Lo generado por organismos públicos entra sin plazo, de cualquier época.

Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso
Ley 16/1985, de 25 de junio

¿Qué son los Archivos según la Ley 16/1985?

  • Los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por personas jurídicas públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades
  • Las instituciones que conservan y catalogan colecciones de libros y materiales bibliográficos
  • Las instituciones permanentes que adquieren, conservan y exhiben colecciones de valor histórico
  • Los locales donde se custodian los expedientes de procedimientos finalizados

La clave es «conjuntos orgánicos»: lo que hace un archivo no es el local sino el vínculo entre los documentos y la actividad que los generó. Las otras dos opciones describen bibliotecas y museos, definidos en los apartados siguientes del mismo artículo.

Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.
Ley 16/1985, de 25 de junio

¿Qué formato tienen los expedientes administrativos?

  • Electrónico, formados mediante la agregación ordenada de los documentos que deban integrarlos
  • Papel, salvo que el interesado solicite el formato electrónico
  • El que decida el órgano instructor en cada caso
  • Indistintamente papel o electrónico, a elección del interesado

El formato electrónico no es una opción: es la regla. Y cuando el expediente se remite, debe llevar además un índice numerado de todos los documentos que contenga y copia electrónica certificada de la resolución adoptada.

Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos
Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Qué son documentos públicos administrativos según la Ley 39/2015?

  • Los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas
  • Todos los que obren en poder de una Administración Pública
  • Los que hayan sido publicados en un diario oficial
  • Los aportados por los interesados a un procedimiento administrativo

La nota que los define es la emisión válida por un órgano administrativo, no el hecho de estar en poder de la Administración. Un documento privado aportado por un interesado no se convierte en público por estar en el expediente.

Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Tiene el interesado que aportar documentos que ya están en poder de la Administración actuante?

  • No: tiene derecho a no aportarlos, y la Administración puede consultarlos salvo oposición del interesado
  • Sí, siempre que el órgano se los requiera
  • Sí, salvo que hayan sido elaborados por la propia Administración actuante
  • No, y la Administración nunca puede consultarlos sin consentimiento expreso

El derecho cubre también lo elaborado por cualquier otra Administración. Y hay un límite expreso a la oposición: no cabe cuando el documento se exige ejerciendo potestades sancionadoras o de inspección.

Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Qué archivo debe mantener cada Administración para los documentos electrónicos de procedimientos ya finalizados?

  • Un archivo electrónico único
  • Un archivo por cada órgano administrativo que haya intervenido
  • El archivo histórico nacional
  • Un archivo en papel, como respaldo del electrónico

Único y electrónico. Es el artículo 17, que separa la fase de gestión —el registro y el expediente vivo— de la conservación de lo ya terminado.

Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿De qué registro debe disponer cada Administración conforme al artículo 16 de la Ley 39/2015?

  • De un Registro Electrónico General en el que se asiente todo documento presentado o recibido
  • De un registro general en papel y otro electrónico, en paralelo
  • De tantos registros como órganos administrativos tenga, sin uno general
  • Del registro del Ministerio competente en materia de función pública

Uno general y electrónico por Administración, que funciona como portal de acceso a los registros de sus Organismos. Estos pueden tener el suyo propio, pero interoperable e interconectado con el general.

Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Qué se entiende por documento a efectos de la Ley del Patrimonio Histórico Español?

  • Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos
  • Únicamente los escritos en soporte papel con más de cuarenta años
  • Cualquier libro, manuscrito o material bibliográfico conservado en una biblioteca
  • Solo los documentos generados por organismos de carácter público

La definición es deliberadamente amplia en cuanto al soporte y a la forma de expresión, e incluye lo sonoro y la imagen. Lo único que excluye expresamente son los ejemplares no originales de ediciones.

Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.
Ley 16/1985, de 25 de junio

¿Necesitan firma electrónica los documentos que una Administración publica con carácter meramente informativo?

  • No, pero en todo caso hay que identificar su origen
  • Sí, siempre y sin excepción
  • No, y tampoco es necesario identificar su origen
  • Solo si se publican en la sede electrónica

La exención alcanza también a los documentos que no forman parte de un expediente administrativo, y en los dos casos queda el deber de identificar el origen: sin firma, pero no anónimos.

No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Forman parte del expediente administrativo los borradores, las notas y los informes internos entre órganos?

  • No: es información auxiliar o de apoyo, salvo los informes preceptivos y facultativos solicitados antes de la resolución
  • Sí, en todo caso, por el principio de integridad del expediente
  • Solo si el interesado lo solicita expresamente
  • Sí, salvo que contengan datos personales de terceros

La información auxiliar o de apoyo queda fuera, y la excepción importa tanto como la regla: los informes solicitados antes de la resolución sí entran, sean preceptivos o facultativos.

No formará parte del expediente administrativo la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas
Ley 39/2015, de 1 de octubre
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