Test de El documento, el registro y el archivo. Clases de archivos y criterios de ordenación

Un tema de Auxiliar administrativo del Estado · 16 preguntas

Del documento al expediente: registro de entrada y salida, clases de archivo y criterios de ordenación.

Así son sus preguntas

¿Qué se hace con un documento en papel presentado presencialmente en una oficina de asistencia en materia de registros?

Se digitaliza para incorporarlo al expediente electrónico y se devuelve el original al interesado
Se conserva el original en el archivo del órgano y no se devuelve
Se remite el original al archivo electrónico único
Se rechaza: todo documento debe presentarse ya digitalizado

Se digitaliza y el original vuelve a quien lo presentó. Hay excepciones tasadas: que la norma imponga a la Administración custodiar el documento, o que se trate de objetos o soportes que no se pueden digitalizar.

Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado

Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Qué son documentos públicos administrativos según la Ley 39/2015?

Los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas
Todos los que obren en poder de una Administración Pública
Los que hayan sido publicados en un diario oficial
Los aportados por los interesados a un procedimiento administrativo

La nota que los define es la emisión válida por un órgano administrativo, no el hecho de estar en poder de la Administración. Un documento privado aportado por un interesado no se convierte en público por estar en el expediente.

Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.

Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Qué se entiende por documento a efectos de la Ley del Patrimonio Histórico Español?

Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos
Únicamente los escritos en soporte papel con más de cuarenta años
Cualquier libro, manuscrito o material bibliográfico conservado en una biblioteca
Solo los documentos generados por organismos de carácter público

La definición es deliberadamente amplia en cuanto al soporte y a la forma de expresión, e incluye lo sonoro y la imagen. Lo único que excluye expresamente son los ejemplares no originales de ediciones.

Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.

Ley 16/1985, de 25 de junio

¿En qué orden se anotan los asientos en el registro electrónico?

Respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, indicando la fecha del día en que se produzcan
Por orden alfabético del interesado
Por orden de materia y órgano destinatario
Por el orden que determine la unidad responsable de la gestión del registro

Orden temporal estricto: es lo que hace del registro una prueba de cuándo se presentó algo. Y concluido el trámite, los documentos se cursan sin dilación a sus destinatarios.

Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan.

Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Necesitan firma electrónica los documentos que una Administración publica con carácter meramente informativo?

No, pero en todo caso hay que identificar su origen
Sí, siempre y sin excepción
No, y tampoco es necesario identificar su origen
Solo si se publican en la sede electrónica

La exención alcanza también a los documentos que no forman parte de un expediente administrativo, y en los dos casos queda el deber de identificar el origen: sin firma, pero no anónimos.

No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos.

Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Qué archivo debe mantener cada Administración para los documentos electrónicos de procedimientos ya finalizados?

Un archivo electrónico único
Un archivo por cada órgano administrativo que haya intervenido
El archivo histórico nacional
Un archivo en papel, como respaldo del electrónico

Único y electrónico. Es el artículo 17, que separa la fase de gestión —el registro y el expediente vivo— de la conservación de lo ya terminado.

Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.

Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Qué debe garantizar el formato en que se conservan los documentos electrónicos?

La autenticidad, integridad y conservación del documento, y su consulta con independencia del tiempo transcurrido
Únicamente que el fichero pueda abrirse con el software del órgano emisor
Que el documento no pueda ser trasladado a otro formato ni soporte
Que el documento se elimine automáticamente al cumplirse el plazo de conservación

Y además debe asegurarse la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes. Lo contrario de eliminar sin control: la eliminación de estos documentos ha de autorizarse conforme a la normativa aplicable.

Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión.

Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Tiene el interesado que aportar documentos que ya están en poder de la Administración actuante?

No: tiene derecho a no aportarlos, y la Administración puede consultarlos salvo oposición del interesado
Sí, siempre que el órgano se los requiera
Sí, salvo que hayan sido elaborados por la propia Administración actuante
No, y la Administración nunca puede consultarlos sin consentimiento expreso

El derecho cubre también lo elaborado por cualquier otra Administración. Y hay un límite expreso a la oposición: no cabe cuando el documento se exige ejerciendo potestades sancionadoras o de inspección.

Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración.

Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Forman parte del expediente administrativo los borradores, las notas y los informes internos entre órganos?

No: es información auxiliar o de apoyo, salvo los informes preceptivos y facultativos solicitados antes de la resolución
Sí, en todo caso, por el principio de integridad del expediente
Solo si el interesado lo solicita expresamente
Sí, salvo que contengan datos personales de terceros

La información auxiliar o de apoyo queda fuera, y la excepción importa tanto como la regla: los informes solicitados antes de la resolución sí entran, sean preceptivos o facultativos.

No formará parte del expediente administrativo la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas

Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Cuál de estos NO es un lugar donde los interesados puedan presentar documentos dirigidos a las Administraciones Públicas?

En cualquier entidad bancaria colaboradora
En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca
En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero
En las oficinas de asistencia en materia de registros

La lista del artículo 16.4 es cerrada salvo por su letra e), que remite a lo que establezcan las disposiciones vigentes. Las entidades bancarias no figuran: sirven para pagar, no para registrar.

En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

Ley 39/2015, de 1 de octubre

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