Artículo 37 del RGPD: designación del delegado de protección de datos

• Una empresa cuya actividad principal es tratar a gran escala datos penales
• Una empresa que tiene más de doscientos cincuenta trabajadores en su plantilla
• Una tienda en línea que envía su boletín comercial a todos sus clientes
• Una pyme que trata los datos de sus clientes para emitirles las facturas

Al sector privado no le obliga el tamaño, sino lo que trata como actividad principal: la observación habitual y sistemática de interesados a gran escala, o el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos o de datos relativos a condenas e infracciones penales. Los doscientos cincuenta trabajadores no son un criterio del Reglamento para el delegado. Enviar un boletín o facturar son tratamientos accesorios a la actividad de la empresa, no su actividad principal.

• Que todas sus empresas estén establecidas en un mismo Estado miembro
• Que la autoridad de control lo autorice antes, a petición del grupo
• Que ninguna de sus empresas trate categorías especiales de datos
• Que el delegado sea fácilmente accesible desde cada establecimiento

Lo único que el Reglamento pide para que un grupo empresarial comparta delegado es la accesibilidad: que se pueda llegar a él fácilmente desde cada establecimiento. No exige que las empresas estén en el mismo Estado, ni una autorización previa de la autoridad de control, ni que los datos tratados sean de una clase determinada.

• Cuando lo realiza un ayuntamiento de menos de veinte mil habitantes censados
• Cuando el organismo público no trata categorías especiales de datos
• Cuando lo hace un tribunal que actúa en ejercicio de su función judicial
• Cuando el organismo ya comparte delegado con otros organismos públicos

En el sector público la regla es general: todo tratamiento de una autoridad u organismo público obliga a designar delegado, sin umbral de población ni de tipo de datos. La gran escala y las categorías especiales son criterios para las actividades principales de los demás responsables, no para el sector público. La única salvedad son los tribunales cuando actúan en ejercicio de su función judicial. Compartir un delegado entre varios organismos públicos está permitido, pero es una forma de cumplir la obligación, no de librarse de ella.