Artículo 5 del RGPD: principios relativos al tratamiento

• Cuando el responsable sea una autoridad pública en el ejercicio de sus funciones
• Cuando el interesado no haya pedido su supresión en el plazo de un año desde su recogida
• Cuando se hayan recogido con el consentimiento explícito del interesado para ese fin
• Cuando se traten solo con fines de archivo en interés público, de investigación o estadísticos

La regla de la limitación del plazo de conservación es no mantener los datos identificables más tiempo del necesario. La salvedad es una sola: períodos más largos cuando se traten exclusivamente con fines de archivo en interés público, de investigación científica o histórica o estadísticos, conforme al artículo 89.1 y con las medidas técnicas y organizativas apropiadas. Ni ser autoridad pública, ni el silencio del interesado, ni su consentimiento alargan la conservación.

• Exactos y, si fuera necesario, actualizados
• Exactos y actualizados en todo caso
• Exactos según los declare el interesado
• Exactos y revisados una vez al año

El principio de exactitud pide datos exactos y actualizados solo si fuera necesario: la actualización depende de los fines del tratamiento, no es una obligación de revisarlos siempre o cada cierto tiempo. Tampoco se cumple dando por bueno lo que declare el interesado: la iniciativa de corregir lo inexacto es del responsable.

• Notificar a la autoridad de control cada tratamiento antes de empezar a realizarlo
• Responder del cumplimiento de los principios del tratamiento y ser capaz de demostrarlo
• Designar un delegado de protección de datos para cada actividad de tratamiento
• Someter cada año sus tratamientos a una auditoría externa e independiente

La responsabilidad proactiva tiene dos caras: el responsable responde de que se cumplan los principios del apartado 1 y tiene que ser capaz de demostrarlo. No es una notificación previa de los tratamientos a la autoridad, ni impone por sí misma un delegado o una auditoría externa: cómo demuestra el cumplimiento lo decide el responsable con los instrumentos que el Reglamento le da.