El documento y el expediente electrónicos, las copias auténticas y el archivo electrónico único

• El titular del órgano que conforma el expediente
• El responsable del archivo electrónico de la Administración
• El encargado de la oficina de asistencia en materia de registros
• El secretario del órgano, que da fe de lo que contiene

Lo firma el titular del órgano que conforma el expediente para su tramitación; solo los expedientes que se forman de manera automática pueden llevar el índice sellado electrónicamente, con un sistema que garantice su integridad. Ni el archivo, que recibe lo ya finalizado, ni la oficina de registro, que recibe documentos, cierran el índice.

• Que la base de datos se aloje en el archivo de la Administración
• Que se eliminen los documentos de origen una vez volcada su información
• Que el interesado consienta ese tratamiento de forma expresa y por escrito
• Que consten criterios para reconstruir los formularios y comprobar la firma

Cabe guardar la información en bases de datos siempre que consten los criterios para reconstruir los formularios o modelos electrónicos de los que salen los documentos y para comprobar la identificación o la firma electrónica de esos datos; se conservan durante los mismos plazos que los documentos. El reglamento no pide otra ubicación, ni el consentimiento del interesado, ni eliminar los documentos.

• No: tiene que haberla generado la propia Administración
• Sí: lo es también la que recibe o incorpora
• Sí, siempre que la Administración la firme al recibirla
• Sí, siempre que le llegue a través de un registro electrónico

El reglamento define el documento administrativo electrónico por un origen amplio: la información «generada, recibida o incorporada» por las Administraciones en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo, archivada en un soporte electrónico con un formato admitido. No se limita a lo que la Administración produce, y la definición no condiciona lo recibido a que la Administración lo firme ni a que llegue por una vía concreta.

• Cuando el Esquema Nacional de Interoperabilidad deje de admitir su formato
• Cuando concluya el procedimiento administrativo al que pertenecen
• Cuando el interesado pida consultarlos desde una aplicación distinta de la original
• Cuando se transfieran desde la unidad productora al archivo

El desencadenante es que el formato de los documentos deje de figurar entre los admitidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Entonces, bajo la supervisión de los responsables de la seguridad, del archivo electrónico y de las unidades productoras, se migran los datos para garantizar su autenticidad, integridad, disponibilidad, conservación y acceso. No depende de que termine el procedimiento, de una petición del interesado ni del paso al archivo.

• Un sello electrónico cualificado de tiempo
• La que elija el órgano que emite cada documento
• Una marca de tiempo asignada por medios electrónicos
• Ninguna, porque solo la llevan si una norma reguladora la exige

La marca de tiempo es la regla: se utiliza en todos los casos en que las normas reguladoras no exijan un sello electrónico cualificado de tiempo, que es la modalidad reforzada. Todos los documentos administrativos electrónicos llevan alguna referencia temporal, así que «ninguna» no cabe, y la modalidad no la escoge cada órgano documento a documento.

• Sí, porque ya consta digitalizada en el expediente
• Sí, en cuanto lo autorice el órgano que tramita el procedimiento
• No: un documento con ese valor queda fuera de la destrucción
• No, salvo que el interesado renuncie por escrito a recogerla

Pasado el plazo, la destrucción solo alcanza a lo que no tenga valor histórico, artístico u otro relevante y a los documentos en los que la firma u otras expresiones manuscritas o mecánicas no les den un valor especial. Que la carta esté digitalizada no basta, y la salvedad no depende de una autorización del órgano tramitador ni de una renuncia del interesado.

• Equivalente a un sello cualificado, si lo emite una Administración
• Sin valor como referencia temporal del documento
• Válido solo si después lo confirma un sello cualificado
• Asimilable a todos los efectos a una marca de tiempo

El reglamento no le niega valor ni lo deja pendiente de confirmación: lo asimila «a todos los efectos» a una marca de tiempo, la referencia temporal más sencilla. Tampoco lo convierte en cualificado que lo emita una Administración.

• Se destruyen, porque las copias auténticas ocupan su lugar
• Se ponen a disposición del interesado para que los recoja
• Se restituyen a sus oficinas, archivos o dependencias de origen
• Se transfieren al órgano competente en materia de patrimonio documental

Lo que la Administración ya conservaba en sus expedientes y series no se destruye ni se entrega a nadie: vuelve a la oficina, archivo o dependencia de origen, donde se le aplica la normativa de archivos y de conservación del patrimonio documental. Ponerlo a disposición para que se recoja es lo que se hace con lo que presentó un interesado y no pudo devolvérsele.

• Hasta que venza el período mínimo de conservación que tengan fijado
• Hasta que conste que el pleito terminó en todas sus instancias
• Hasta que se dicte sentencia en la primera instancia del pleito
• Hasta que el órgano judicial le pida que se los remita

Se conservan a disposición de los órganos jurisdiccionales hasta que conste que el procedimiento judicial terminó en las sucesivas instancias, con una resolución contra la que no quepa recurso ni procedimiento alguno ante órganos jurisdiccionales nacionales o internacionales. No basta con que venza el período mínimo de conservación, ni con una sentencia de primera instancia.