La actuación automatizada y la identificación y firma de las Administraciones

• Siempre que el otro Estado admita a su vez los esquemas españoles
• Si lo autoriza para ese procedimiento la Secretaría General de Administración Digital
• Solo si el procedimiento no exige ningún nivel de seguridad en la identificación
• Si su nivel es sustancial o alto e igual o superior al que exige el procedimiento

Las entidades del sector público deben admitir en todo caso los esquemas notificados por otros Estados miembros si se cumplen dos condiciones a la vez: que su nivel de seguridad sea sustancial o alto, y que no sea inferior al que exige el procedimiento, que cada entidad define y publica en su sede. No hay una autorización caso a caso ni se pide reciprocidad.

• Da lugar a un documento nuevo, con un código seguro de verificación distinto
• Se mantiene, y desde ese momento verifica la versión modificada del documento
• Se mantiene, y la sede ofrece al verificar las dos versiones del documento
• Se anula, y el documento pasa a firmarlo el titular del órgano competente

El código está ligado a un documento concreto y es único para cada uno: cualquier modificación del documento generado da lugar a otro documento, con su propio código. Por eso el código no puede pasar a verificar una versión distinta ni servir para varias, y el reglamento no traslada la firma al titular del órgano.

• Por orden de la persona titular del ministerio, publicada en el «Boletín Oficial del Estado»
• Por resolución de la persona titular de la Subsecretaría, publicada en la sede electrónica
• Por resolución de la Secretaría General de Administración Digital, publicada en el PAGe
• Por real decreto acordado en Consejo de Ministros, publicado en el «Boletín Oficial del Estado»

En el ámbito estatal (el apartado no es básico), el sello de un ministerio lo crea una resolución de la persona titular de la Subsecretaría —en un organismo, de su Presidencia o Dirección—, y se publica en la sede electrónica o sede asociada correspondiente. No hace falta una norma del ministro ni del Gobierno, y la Secretaría General de Administración Digital no crea los sellos de los departamentos.

• El mismo, y vale para cualquier actuación que realice el empleado
• Uno más restringido, porque no llega a ser un certificado cualificado
• Idéntico, aunque limitado a las actuaciones que justificaron su emisión
• Solo el de identificar al empleado, porque no le permite firmar documentos

El certificado con número de identificación profesional es cualificado y tiene idéntico uso, capacidad y funcionalidad que el ordinario, con un límite: solo sirve para las actuaciones que justificaron su emisión. No es un certificado de segunda, ni pierde la firma, pero tampoco vale para todo.

• Tenerla por desistida del procedimiento de forma automática, sin resolución
• Tener por presentadas las alegaciones en la fecha de su entrega en papel
• Imponerle multas coercitivas hasta que presente las alegaciones por vía electrónica
• Declararla decaída en su derecho a ese trámite, previa resolución

El requerimiento advierte de dos consecuencias: el desistimiento, cuando lo presentado es una solicitud de iniciación, y la pérdida del trámite, cuando es otro acto, como unas alegaciones en un procedimiento de oficio. En los dos casos hace falta una resolución previa, así que nada opera de forma automática. Dar por buena la entrega en papel dejaría sin sentido el requerimiento, y el reglamento no prevé multas coercitivas para esto.

• Los de la Comisión Ministerial de Administración Digital y de la Abogacía del Estado
• Los de la Agencia Española de Protección de Datos y de la Abogacía del Estado
• Los de la Secretaría de Estado de Seguridad y de la Intervención General del Estado
• Los del Centro Criptológico Nacional y de la Secretaría General de Administración Digital

En el ámbito estatal (el apartado no es básico), usar el código seguro de verificación exige dos informes previos: el del Centro Criptológico Nacional, por la seguridad del sistema, y el de la Secretaría General de Administración Digital. Ni la Secretaría de Estado de Seguridad, ni la Comisión Ministerial de Administración Digital, ni la Abogacía del Estado intervienen en este trámite.

• Previa adhesión, y la verificación es libre y gratuita para ella
• Mediante convenio, abonando el coste de cada verificación que pida
• Sin trámite alguno, pero solo para certificados de su personal
• Previa autorización de seguridad, solo para procedimientos propios

La plataforma está disponible para todo el sector público, no solo para la Administración General del Estado, y lo único que se pide es formalizar el instrumento de adhesión; la verificación, para el sector público, es libre y gratuita. No hay un pago por consulta ni una autorización de seguridad, y la plataforma sirve para los certificados cualificados admitidos en general, no solo para los del personal.

• Requerirle que subsane, igual que si estuviera obligada a la vía electrónica
• Tramitarla en papel, porque nunca estuvo obligada a la vía electrónica
• Inadmitirla sin más, porque eligió relacionarse por medios electrónicos
• Digitalizarla de oficio y tenerla por presentada el día de la entrega

El reglamento extiende el régimen de subsanación de los obligados a las personas físicas que, sin estarlo, han ejercitado su derecho a relacionarse electrónicamente: a ellas también se les requiere que subsanen. Que no estuvieran obligadas no las devuelve al papel —para dejar la vía electrónica hay que comunicarlo—, y el requerimiento excluye tanto la inadmisión directa como dar por buena la fecha de la entrega en papel.

• No: solo vale para los trámites que realice por razón de su puesto de trabajo
• Sí, cuando las Administraciones con las que se relacione lo admitan
• Solo ante la Administración en la que presta sus servicios
• Sí, si lo autoriza el órgano que le facilitó el certificado

Los certificados que la Administración General del Estado facilita a su personal sirven para el desempeño del puesto y para los trámites que se hagan por razón de él, y también para relacionarse con las Administraciones públicas cuando estas lo admitan. No quedan encerrados en el puesto, ni hace falta una autorización para usarlos así: decide la Administración ante la que se usan, no solo la propia.