Los registros electrónicos y las oficinas de asistencia en materia de registros

• La norma de creación del registro
• La resolución anual del responsable del registro
• El catálogo de trámites que publica el PAGe sobre el registro
• La instrucción del órgano que gestiona el registro

La letra a) del artículo 37.3 remite a la norma de creación del registro: los servicios, procedimientos y trámites con documento normalizado se especifican conforme a lo que ella dispone. El reglamento no deja esa lista a una resolución anual, a un catálogo del PAGe ni a una instrucción de quien gestiona el registro.

• Desde la sede electrónica de cada ministerio destinatario
• Desde la sede electrónica del PAGe de la Administración del Estado
• Desde la Carpeta Ciudadana del sector público estatal
• Desde el portal de internet de cada organismo público destinatario del escrito

El artículo 38.1.c) dice que ese servicio será accesible desde la sede electrónica del PAGe de la Administración General del Estado: es un único punto de entrada. No lo aloja la sede de cada ministerio, ni el portal de cada organismo, ni la Carpeta Ciudadana.

• De forma inmediata
• En los diez días hábiles siguientes
• Dentro del mes siguiente a su creación
• Al cierre del trimestre natural

El artículo 40.2 obliga al órgano del que depende la oficina a comunicar de forma inmediata la aprobación de la norma que la crea, la modifica o la suprime, para garantizar la actualización permanente del directorio geográfico de las Oficinas de asistencia en materia de registros. No le da un plazo en días ni en meses, ni lo deja para un corte trimestral.

• Cuando el SIR sufre una incidencia técnica que lo detiene
• Cuando el destinatario pertenece a otra Administración
• Cuando su tamaño excede la capacidad que se fije para el SIR
• Cuando contienen datos personales que exigen una protección especial

El artículo 39.4 prevé el repositorio para un caso: documentos que exceden la capacidad que se determine para el Sistema de Interconexión de Registros (SIR). Entonces, en vez de enviarlos, se depositan y se ponen a disposición del destinatario. No depende de que el destinatario sea de otra Administración ni de la clase de datos, y el reglamento no lo prevé para una incidencia del SIR.

• Sobre las ayudas y subvenciones que convoca cada departamento
• Sobre el estado de tramitación de sus procedimientos en curso
• Sobre la identificación y firma electrónica del interesado
• Sobre los modelos normalizados de cada trámite

La letra e) del artículo 40.3 les encarga informar en materia de identificación y firma electrónica, para que el interesado pueda presentar solicitudes, escritos y comunicaciones por medios electrónicos en los trámites en los que se haya conferido habilitación. Informar de ayudas, del estado de tramitación o de los modelos normalizados no figura en esa lista.

• La que les reconozca cada Administración por convenio
• Plena eficacia y validez para todas las Administraciones Públicas
• Plena eficacia solo ante los órganos de la Administración del Estado
• La de mera constancia, hasta que las asiente el registro de destino

El artículo 38.2 da a esas anotaciones plena eficacia y validez para todas las Administraciones Públicas, no solo para la estatal. No hace falta un convenio que se la reconozca, ni que el registro de destino vuelva a asentar el documento para que valga.

• Una copia simple, sin valor hasta que la coteje el órgano tramitador
• Una copia electrónica auténtica del documento original presentado
• Una diligencia de compulsa firmada por el responsable de la oficina
• Un extracto con los datos del documento que pasan al expediente

La letra d) del artículo 40.3 encarga a estas oficinas expedir copias electrónicas auténticas tras digitalizar cualquier original o copia auténtica que el interesado presente y que vaya a incorporarse a un expediente a través de ellas. No es una copia simple pendiente de cotejo, ni una compulsa, ni un extracto de datos.

• Ninguna: queda en un registro auxiliar ajeno al general
• Tiene que repetirse en el general para producir efectos
• Se incorpora al general cuando termina el procedimiento
• Forma parte de él, que es el agregado de esas anotaciones

El Registro Electrónico General de la Administración General del Estado no es una sola aplicación: el artículo 38.1 lo configura como el conjunto agregado de los asientos de las unidades que anotan en registro y de las anotaciones hechas en cualquier aplicación que sostenga un procedimiento específico, entre otras. La anotación en la aplicación del procedimiento ya es parte del registro general, sin repetirla ni esperar a que el procedimiento acabe.

• Puede ser de titularidad privada, y lo depositado solo sirve a su procedimiento
• Es de titularidad pública, y lo depositado sirve a cualquier fin administrativo
• Puede ser de titularidad privada, y lo depositado sirve a cualquier fin administrativo
• Es de titularidad pública, y lo depositado solo sirve a su procedimiento

El segundo párrafo del artículo 39.4, propio del ámbito estatal, fija las dos cosas: el repositorio será de titularidad pública, y ni los documentos depositados ni los datos que contengan pueden usarse para fines distintos de los previstos en la normativa del procedimiento para el que se registraron.