Las unidades de información y las oficinas de atención al ciudadano

• Con la de las unidades editoras de publicaciones de los Ministerios
• Con la del Instituto Nacional de Administración Pública
• Con la de las demás unidades departamentales de información administrativa
• Con la de las Inspecciones Generales de Servicios de los Ministerios

Las bases de datos de toda la Administración General del Estado son tarea específica del Centro, pero no la hace solo: cuenta con las unidades departamentales de información de los Ministerios, que conocen la información de cada Departamento.

• El titular de la Secretaría General Técnica del Departamento
• El titular del Centro de Información Administrativa
• El titular de la Subdirección General con esa competencia
• El titular de la Subsecretaría del Departamento

La jefatura no se asigna a un órgano superior del Ministerio, como la Subsecretaría o la Secretaría General Técnica, sino a la Subdirección General que tenga encomendada la información administrativa. El Centro de Información Administrativa tampoco: es un centro con funciones propias, no el jefe de las unidades de cada Ministerio.

• Cuando circunstancias singulares aconsejen otro emplazamiento
• Cuando lo autorice el Centro de Información Administrativa
• Cuando lo informe a favor la Delegación del Gobierno
• Cuando los servicios del Ministerio estén repartidos en varios edificios

La regla es que la oficina central de los servicios centrales esté en la sede de su Ministerio, y la única salvedad es que circunstancias singulares aconsejen ponerla en otro sitio. Que el Ministerio ocupe varios edificios no es, por sí solo, esa salvedad.

• Eminentemente presencial
• Eminentemente telefónico
• Eminentemente electrónico
• Eminentemente por escrito

La norma lo describe como un sistema «eminentemente telefónico» sobre los servicios públicos y trámites de toda la Administración General del Estado, apoyado en centros y oficinas centralizadas de información. Lo presencial existe, pero es la red de oficinas, no el sistema que sostiene el Centro.

• Al Centro de Información Administrativa y, en su caso, a su unidad departamental
• A la Inspección General de Servicios y, en su caso, a la Subsecretaría
• Al Boletín Oficial del Estado y, en su caso, al de su comunidad autónoma
• A la Secretaría General Técnica y, en su caso, a la Delegación del Gobierno

La obligación alcanza a todas las oficinas, sea cual sea su carácter y su ámbito territorial, y su destinatario es el Centro de Información Administrativa y, cuando corresponda, la unidad departamental de su Ministerio.

• Para remitirla cada año a las Cortes Generales
• Para publicarla íntegra cada año en el Boletín Oficial del Estado
• Para cederla a las entidades privadas que la soliciten
• Para su explotación conjunta con otros órganos administrativos

La base de datos de cada Ministerio no se queda encerrada en él: se crea para explotarla junto con otros órganos administrativos, dentro de una relación de cooperación y colaboración en materia informativa. La norma no prevé enviarla a las Cortes, publicarla en el diario oficial ni cederla a particulares.

• Con la Universidad Nacional de Educación a Distancia
• Con las organizaciones sindicales más representativas
• Con las subsecretarías de los Ministerios
• Con el Instituto Nacional de Administración Pública

La formación del personal de las unidades de información se organiza con el Instituto Nacional de Administración Pública, el organismo de formación de la Administración General del Estado. Además, el Centro puede participar en cursos, jornadas o seminarios que organicen otros órganos o entidades públicas estatales.

• Transmitir esas variaciones a la unidad departamental de información
• Publicarlas en el Boletín Oficial del Estado antes de que se apliquen
• Comunicarlas a la Inspección General de Servicios del Departamento
• Esperar a que la unidad departamental se las pida en una consulta

La relación con la unidad departamental es «activa y permanente»: los centros directivos, entidades y organismos del Departamento le transmiten por su cuenta las variaciones, sin esperar a que se las pida. Además, deben contestar las consultas puntuales que la unidad les haga; las dos obligaciones se suman.

• Sin perjuicio de las competencias de las unidades editoras departamentales
• Siempre que lo autorice el Centro de Información Administrativa
• Salvo las publicaciones que se difunden en el Boletín Oficial del Estado
• Salvo las publicaciones de las entidades públicas dependientes del Ministerio

La unidad de información participa en elaborar y distribuir las publicaciones del Departamento y lleva su catálogo actualizado, pero no desplaza a las unidades editoras del Ministerio, que conservan sus propias competencias.