La transparencia, la información al interesado y el derecho de acceso

• Solo puede pedirla si acredita un interés legítimo en obtenerla
• Solo alcanza a los datos tratados durante los últimos cinco años
• Solo se entrega en papel, salvo que el responsable acepte otro formato
• No puede afectar negativamente a los derechos y libertades de otros

Una copia puede arrastrar datos de terceros —una grabación, un correo con otras personas—, y por eso el reglamento pone el límite en los derechos y libertades de los demás. No exige acreditar ningún interés para pedirla ni la limita a un periodo de años, y tampoco impone el papel: si la solicitud se hace por medios electrónicos, la copia va en un formato electrónico de uso común salvo que el interesado pida otra cosa.

• Solo una copia de los datos, si consta que la empresa los trata
• Una explicación, solo si antes demuestra que la empresa los trata
• Un certificado de la autoridad de control sobre esos tratamientos
• Confirmación de si se tratan o no y, en tal caso, acceso a ellos

El acceso empieza antes que los datos: el interesado tiene derecho a que le confirmen si se tratan o no datos suyos y, si se tratan, a acceder a ellos y a la información que enumera el art. 15.1. No tiene que probar antes que la empresa los trata —para eso sirve la confirmación—, y quien responde es el responsable, no la autoridad de control.

• En el momento de la primera comunicación que vaya a dirigirles
• Antes de obtener los datos, a través de la empresa que se los cede
• Un mes después de la primera comunicación que les dirija
• Cuando alguna de ellas responda a la primera comunicación

Si los datos van a usarse para comunicarse con el interesado, esa primera comunicación es la última ocasión de informarle: la información tiene que llegar, como muy tarde, con ella. Esperar a que conteste o dejar pasar un mes después dejaría al interesado recibiendo mensajes de alguien que no sabe por qué tiene sus datos; y el reglamento no traslada el deber a quien los cede.

• Nada por ninguna de las dos, porque el acceso es siempre gratuito
• Un canon razonable basado en los costes administrativos, por la segunda
• El coste de las dos, porque el acceso solo es gratuito si es remoto
• Una tasa fijada por la autoridad de control por cada una de ellas

La primera copia es gratuita, como toda actuación en virtud de los artículos 15 a 22 (art. 12.5); por cualquier otra que se pida, el art. 15.3 permite cobrar un canon razonable, ligado a los costes administrativos. No toda copia es gratis, pero tampoco se cobra la primera, el acceso remoto no es la condición de la gratuidad y no hay una tasa pública por copia.

• El interesado que presentó la solicitud
• La autoridad de control, si el interesado reclama
• El delegado de protección de datos del responsable
• El propio responsable del tratamiento

Atender y hacerlo gratis es la regla, así que quien se aparta de ella carga con justificarlo: es el responsable quien tiene que demostrar que la solicitud era manifiestamente infundada o excesiva. El interesado no tiene que probar que su petición era razonable, y ni la autoridad de control ni el delegado suplen la prueba que le toca al responsable.

• Nada, si los datos proceden de fuentes de acceso público
• La fuente de la que proceden y, en su caso, si es de acceso público
• La identidad de quien se los cedió, solo si el interesado la pide
• Solo que no los ha obtenido de él, sin tener que identificar la fuente

El interesado tiene que poder saber de dónde salen sus datos, así que el responsable le indica la fuente y, si es el caso, que es de acceso público. Que la fuente sea pública no dispensa de decirlo, porque es justo uno de los extremos de la información; y no es algo que se dé solo a petición.

• Nada, porque ya informó al interesado cuando recogió los datos
• Informarle sobre ese otro fin antes de empezar el tratamiento ulterior
• Informarle sobre ese otro fin en el mes siguiente a empezar a tratarlos
• Comunicar el nuevo fin a la autoridad de control, no al interesado

La información inicial cubre el fin para el que se recogieron los datos. Si aparece otro, el interesado tiene que conocerlo antes de que empiece ese tratamiento ulterior, con la información adicional pertinente: avisar después le quita la ocasión de reaccionar a tiempo. El destinatario es el interesado, no la autoridad de control.

• Al vencer la prórroga, junto con la respuesta definitiva
• En cualquier momento antes de responder, sin dar motivos
• Una vez vencido el plazo inicial, si la solicitud era compleja
• Dentro del plazo inicial, indicando los motivos de la dilación

La prórroga no se toma en silencio: el responsable tiene que avisar dentro del mismo plazo que tenía para responder, contado desde la recepción, y explicar por qué se retrasa. Avisar al final, con la respuesta, deja al interesado sin saber durante meses qué pasa con su solicitud; y un aviso sin motivos no cumple, por compleja que sea la solicitud.

• En diez días hábiles desde la recepción de la solicitud
• En dos meses desde la recepción de la solicitud
• En un mes desde la recepción de la solicitud
• En tres meses desde la recepción de la solicitud

El plazo ordinario es de un mes desde que se recibe la solicitud, y el reglamento añade que la respuesta llegue sin dilación indebida: el mes es un tope, no un tiempo de espera al que el responsable tenga derecho. Los diez días hábiles no aparecen en el art. 12.3, y los plazos más largos solo caben si se prorroga, con motivo y avisando.