Los funcionarios habilitados, los apoderamientos y la firma de los interesados

• Un convenio firmado antes con el ministerio u organismo competente
• Una orden ministerial que nombre a cada una de las personas habilitadas
• Un poder de cada interesado inscrito en el Registro Electrónico de Apoderamientos
• Una autorización previa de la Secretaría General de Administración Digital

En el ámbito estatal la habilitación de representantes de terceros pasa por un convenio, firmado antes, entre el ministerio, organismo o entidad competente y la organización o corporación. Ese convenio fija los procedimientos y trámites, y las condiciones y obligaciones de cada parte. No hace falta un poder inscrito de cada interesado: la habilitación existe precisamente para no tener que acreditar uno a uno.

• Al Esquema Nacional de Interoperabilidad
• Al Esquema Nacional de Seguridad
• A la Política marco de firma electrónica
• A las normas técnicas del Reglamento eIDAS

Un sistema de clave concertada es, ante todo, una cuestión de seguridad: garantiza que quien se identifica es quien dice ser. Por eso el reglamento lo somete al Esquema Nacional de Seguridad. El de Interoperabilidad se ocupa de que los sistemas de distintas Administraciones se entiendan entre sí, y la política de firma, de los formatos y certificados de firma, no de los requisitos de un sistema de claves.

• No: solo accede a los poderes de los que es poderdante o apoderada
• Sí, porque es un registro público de consulta electrónica libre
• Sí, si acredita un interés legítimo ante el órgano que gestiona el registro
• Sí, si pide al registro una certificación de los poderes inscritos

Los registros de apoderamientos no tienen carácter público. Cada persona ve solo los apoderamientos en los que figura, como poderdante o como apoderada, y el reglamento no abre otra vía de acceso para terceros, ni por interés legítimo ni por certificación.

• La orden conjunta que regula el registro estatal
• Una Norma Técnica de Interoperabilidad
• Un convenio entre el Estado y cada comunidad
• Una guía CCN-STIC del Esquema Nacional de Seguridad

Que los registros de apoderamientos de todas las Administraciones se entiendan entre sí, y con las sedes, los registros mercantiles y de la propiedad y los protocolos notariales, es materia del Esquema Nacional de Interoperabilidad, y la desarrolla una Norma Técnica de Interoperabilidad. La orden conjunta del reglamento regula otra cosa: los requisitos y el funcionamiento del registro estatal.

• Su denominación y su Número de Identificación Fiscal
• Su denominación y su domicilio social
• Su Número de Identificación Fiscal y sus datos de inscripción registral
• Su denominación, su Número de Identificación Fiscal y su objeto social

De la persona jurídica, el reglamento pide como mínimo su denominación y su Número de Identificación Fiscal; el resto del contenido mínimo identifica a la persona física que actúa como representante. El domicilio social, los datos de inscripción en el registro y el objeto social no forman parte de ese mínimo.

• En la sede electrónica del órgano que tramita el procedimiento del interesado
• En el Punto de Acceso General electrónico de la respectiva Administración
• En la Carpeta Ciudadana del propio interesado que lo firma
• En el registro de funcionarios habilitados de esa Administración

El reglamento pone el formulario en un sitio común para cada Administración, su Punto de Acceso General electrónico, y no en la sede de cada órgano tramitador. La Carpeta Ciudadana es el área personal del interesado, y el registro de funcionarios habilitados sirve para comprobar quién está habilitado, no para descargar formularios.

• Un funcionario inscrito en el registro de habilitados de cualquier Administración
• Un empleado público, funcionario o laboral, inscrito en ese Registro
• Un funcionario de la oficina de asistencia en materia de registros, sin inscribirse
• Un funcionario inscrito en el Registro de Funcionarios Habilitados de la AGE

En el ámbito estatal esta actuación la hace necesariamente un funcionario público inscrito a tal efecto en el Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado. No basta la inscripción en el registro de otra Administración, el reglamento habla de funcionarios y no de cualquier empleado público, y trabajar en una oficina de asistencia no dispensa de la inscripción.

• Los trámites que se especifiquen en el propio certificado
• Cualquier actuación, ante la Administración que lo admitió
• Cualquier actuación ante cualquier Administración Pública
• Las actuaciones de mero trámite, si no hay un poder inscrito

Cuando se actúa en nombre de una persona jurídica, el certificado cualificado de representante basta para acreditar la representación, y el reglamento entiende que ese poder abarca cualquier actuación y ante cualquier Administración Pública. No se limita a unos trámites ni a la Administración ante la que se presenta, ni necesita un poder inscrito al lado.

• Consultando electrónicamente y gratis el Registro Mercantil
• Requiriendo al interesado una certificación del Registro Mercantil
• Pidiendo al Registro Mercantil una nota simple y pagando el arancel
• Consultando el Registro Electrónico de Apoderamientos

La comprobación la hace la propia Administración, por vía electrónica y sin coste, en el Registro Mercantil, que es donde consta la vigencia, la revocación o el cese de esas representaciones. No se carga al interesado con pedir una certificación, la consulta no tiene coste para la Administración, y el registro de apoderamientos no es la fuente de una inscripción mercantil.