La actuación automatizada y la identificación y firma de las Administraciones

• Tenerla por desistida del procedimiento de forma automática, sin resolución
• Tener por presentadas las alegaciones en la fecha de su entrega en papel
• Imponerle multas coercitivas hasta que presente las alegaciones por vía electrónica
• Declararla decaída en su derecho a ese trámite, previa resolución

El requerimiento advierte de dos consecuencias: el desistimiento, cuando lo presentado es una solicitud de iniciación, y la pérdida del trámite, cuando es otro acto, como unas alegaciones en un procedimiento de oficio. En los dos casos hace falta una resolución previa, así que nada opera de forma automática. Dar por buena la entrega en papel dejaría sin sentido el requerimiento, y el reglamento no prevé multas coercitivas para esto.

• Dos años
• Cuatro años
• Cinco años
• Ocho años

El plazo de disponibilidad para verificar el código en la sede es de al menos cinco años, y solo la normativa especial por razón de la materia puede alargarlo. Pasado ese tiempo, la verificación hay que pedírsela al órgano que emitió el documento, que la certifica con firma electrónica si usa medios electrónicos.

• Siempre que el otro Estado admita a su vez los esquemas españoles
• Si lo autoriza para ese procedimiento la Secretaría General de Administración Digital
• Solo si el procedimiento no exige ningún nivel de seguridad en la identificación
• Si su nivel es sustancial o alto e igual o superior al que exige el procedimiento

Las entidades del sector público deben admitir en todo caso los esquemas notificados por otros Estados miembros si se cumplen dos condiciones a la vez: que su nivel de seguridad sea sustancial o alto, y que no sea inferior al que exige el procedimiento, que cada entidad define y publica en su sede. No hay una autorización caso a caso ni se pide reciprocidad.

• Admitirlo, dejando constancia del defecto en el asiento de registro
• Darle ocasión de corregirlo antes de que pierda la solicitud o el trámite
• Rechazarlo de plano, sin darle ocasión de corregir el formato
• Tenerlo por no presentado y archivar el procedimiento sin ningún otro trámite

Incumplir los formatos y estándares fijados por la Administración es un defecto subsanable: se requiere al interesado para que lo corrija, con la advertencia de que, si no lo hace, se le tendrá por desistido de su solicitud o perderá el trámite, previa resolución. No basta con anotar el defecto y seguir adelante, ni se rechaza o se archiva sin darle antes esa ocasión.

• El sello electrónico basado en un certificado electrónico cualificado
• Los sistemas de clave concertada con registro previo como usuario
• La firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones
• El intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación

La lista con que las Administraciones se identifican tiene cinco piezas: los sistemas de identificación de las sedes, el sello electrónico basado en certificado cualificado, los sistemas de firma de la actuación automatizada, la firma de su personal y el intercambio de datos en entornos cerrados. La clave concertada es un sistema de identificación de los interesados, de la lista vecina, no uno con el que se identifique la Administración.

• El mismo, y vale para cualquier actuación que realice el empleado
• Uno más restringido, porque no llega a ser un certificado cualificado
• Idéntico, aunque limitado a las actuaciones que justificaron su emisión
• Solo el de identificar al empleado, porque no le permite firmar documentos

El certificado con número de identificación profesional es cualificado y tiene idéntico uso, capacidad y funcionalidad que el ordinario, con un límite: solo sirve para las actuaciones que justificaron su emisión. No es un certificado de segunda, ni pierde la firma, pero tampoco vale para todo.

• Previa adhesión, y la verificación es libre y gratuita para ella
• Mediante convenio, abonando el coste de cada verificación que pida
• Sin trámite alguno, pero solo para certificados de su personal
• Previa autorización de seguridad, solo para procedimientos propios

La plataforma está disponible para todo el sector público, no solo para la Administración General del Estado, y lo único que se pide es formalizar el instrumento de adhesión; la verificación, para el sector público, es libre y gratuita. No hay un pago por consulta ni una autorización de seguridad, y la plataforma sirve para los certificados cualificados admitidos en general, no solo para los del personal.

• Por orden de la persona titular del ministerio, publicada en el «Boletín Oficial del Estado»
• Por resolución de la persona titular de la Subsecretaría, publicada en la sede electrónica
• Por resolución de la Secretaría General de Administración Digital, publicada en el PAGe
• Por real decreto acordado en Consejo de Ministros, publicado en el «Boletín Oficial del Estado»

En el ámbito estatal (el apartado no es básico), el sello de un ministerio lo crea una resolución de la persona titular de la Subsecretaría —en un organismo, de su Presidencia o Dirección—, y se publica en la sede electrónica o sede asociada correspondiente. No hace falta una norma del ministro ni del Gobierno, y la Secretaría General de Administración Digital no crea los sellos de los departamentos.

• Sí, salvo que el interesado no hubiera denunciado antes la pérdida
• No, salvo que el escrito se presentara en una oficina de asistencia
• Sí, salvo que el prestador hubiera revocado ya el certificado
• No, salvo que concurran los requisitos de la responsabilidad patrimonial

La regla es que la Administración no responde del uso que terceros hagan de los medios de identificación y firma del interesado; la única puerta que el reglamento deja abierta es la de la responsabilidad patrimonial, si se dan sus requisitos. No depende de dónde se presentara el escrito, ni de una denuncia previa, ni de la revocación del certificado.