Los registros electrónicos y las oficinas de asistencia en materia de registros

• Comunicar al interesado el código de identificación del órgano destinatario
• Recibir las iniciativas o sugerencias de los ciudadanos para mejorar los servicios
• Recoger las quejas y reclamaciones de los ciudadanos sobre el funcionamiento
• Orientar al ciudadano sobre los trámites que debe seguir su solicitud

Entre las funciones que enumera el artículo 40.3 está la de comunicar a los interesados el código de identificación del órgano, organismo o entidad al que dirigen su escrito. Las letras a) a i) del artículo 40.3 no nombran sugerencias, quejas ni orientación; la j) solo remite a «cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente».

• La oficina de registro se lo devuelve sin más trámite
• El registro lo remite de oficio al órgano que debe recibirlo
• El órgano que tramita se lo comunica y le informa de los requisitos exigidos
• Se le requiere que lo subsane en un plazo de diez días

El artículo 37.4 recoge la regla de la Ley 39/2015 para estos documentos y le añade un deber: el órgano competente para tramitar el procedimiento comunica esa circunstancia al interesado y le informa de los requisitos que exige la legislación específica aplicable. El reglamento no prevé que el registro lo devuelva sin más ni que lo reenvíe de oficio, y no abre un trámite de subsanación.

• La norma de creación del registro
• La resolución anual del responsable del registro
• El catálogo de trámites que publica el PAGe sobre el registro
• La instrucción del órgano que gestiona el registro

La letra a) del artículo 37.3 remite a la norma de creación del registro: los servicios, procedimientos y trámites con documento normalizado se especifican conforme a lo que ella dispone. El reglamento no deja esa lista a una resolución anual, a un catálogo del PAGe ni a una instrucción de quien gestiona el registro.

• La que les reconozca cada Administración por convenio
• Plena eficacia y validez para todas las Administraciones Públicas
• Plena eficacia solo ante los órganos de la Administración del Estado
• La de mera constancia, hasta que las asiente el registro de destino

El artículo 38.2 da a esas anotaciones plena eficacia y validez para todas las Administraciones Públicas, no solo para la estatal. No hace falta un convenio que se la reconozca, ni que el registro de destino vuelva a asentar el documento para que valga.

• Ninguna: queda en un registro auxiliar ajeno al general
• Tiene que repetirse en el general para producir efectos
• Se incorpora al general cuando termina el procedimiento
• Forma parte de él, que es el agregado de esas anotaciones

El Registro Electrónico General de la Administración General del Estado no es una sola aplicación: el artículo 38.1 lo configura como el conjunto agregado de los asientos de las unidades que anotan en registro y de las anotaciones hechas en cualquier aplicación que sostenga un procedimiento específico, entre otras. La anotación en la aplicación del procedimiento ya es parte del registro general, sin repetirla ni esperar a que el procedimiento acabe.

• Sobre las ayudas y subvenciones que convoca cada departamento
• Sobre el estado de tramitación de sus procedimientos en curso
• Sobre la identificación y firma electrónica del interesado
• Sobre los modelos normalizados de cada trámite

La letra e) del artículo 40.3 les encarga informar en materia de identificación y firma electrónica, para que el interesado pueda presentar solicitudes, escritos y comunicaciones por medios electrónicos en los trámites en los que se haya conferido habilitación. Informar de ayudas, del estado de tramitación o de los modelos normalizados no figura en esa lista.

• Una copia simple, sin valor hasta que la coteje el órgano tramitador
• Una copia electrónica auténtica del documento original presentado
• Una diligencia de compulsa firmada por el responsable de la oficina
• Un extracto con los datos del documento que pasan al expediente

La letra d) del artículo 40.3 encarga a estas oficinas expedir copias electrónicas auténticas tras digitalizar cualquier original o copia auténtica que el interesado presente y que vaya a incorporarse a un expediente a través de ellas. No es una copia simple pendiente de cotejo, ni una compulsa, ni un extracto de datos.

• La de organismo autónomo
• La de unidad administrativa
• La de órgano administrativo
• La de servicio común ministerial

El artículo 40.1 les da naturaleza de órgano administrativo, en el sentido del artículo 5 de la Ley 40/2015, y por eso se crean, se modifican y se suprimen como órganos. No son organismos autónomos, ni simples unidades administrativas sin carácter de órgano, ni servicios comunes de un ministerio.

• Cuando el SIR sufre una incidencia técnica que lo detiene
• Cuando el destinatario pertenece a otra Administración
• Cuando su tamaño excede la capacidad que se fije para el SIR
• Cuando contienen datos personales que exigen una protección especial

El artículo 39.4 prevé el repositorio para un caso: documentos que exceden la capacidad que se determine para el Sistema de Interconexión de Registros (SIR). Entonces, en vez de enviarlos, se depositan y se ponen a disposición del destinatario. No depende de que el destinatario sea de otra Administración ni de la clase de datos, y el reglamento no lo prevé para una incidencia del SIR.