Las unidades de información y las oficinas de atención al ciudadano

• Íntegramente, desde el día en que se les encomiendan
• En la medida en que sus recursos humanos y materiales lo permitan
• Cuando lo autorice expresamente y por escrito el Subsecretario del Ministerio
• De forma temporal, hasta que la unidad departamental los recupere

Todas las oficinas hacen las funciones de atención al ciudadano del capítulo I; los cometidos de tratamiento y difusión de la información que se les deleguen o encomienden los van asumiendo de forma progresiva, según los medios humanos y materiales con que cuente cada oficina.

• Una orden conjunta de los Ministros competentes en la materia
• Un acuerdo de la Conferencia Sectorial competente
• Un convenio de colaboración entre ambas Administraciones
• Una instrucción de la Delegación del Gobierno dirigida al ayuntamiento

El artículo 10 prevé el convenio de colaboración entre las Administraciones que intervienen, que articula además cómo se comunican para intercambiar la información. El mismo convenio puede ir más allá y crear oficinas integradas, con participación de varias Administraciones.

• Con la Universidad Nacional de Educación a Distancia
• Con las organizaciones sindicales más representativas
• Con las subsecretarías de los Ministerios
• Con el Instituto Nacional de Administración Pública

La formación del personal de las unidades de información se organiza con el Instituto Nacional de Administración Pública, el organismo de formación de la Administración General del Estado. Además, el Centro puede participar en cursos, jornadas o seminarios que organicen otros órganos o entidades públicas estatales.

• Eminentemente presencial
• Eminentemente telefónico
• Eminentemente electrónico
• Eminentemente por escrito

La norma lo describe como un sistema «eminentemente telefónico» sobre los servicios públicos y trámites de toda la Administración General del Estado, apoyado en centros y oficinas centralizadas de información. Lo presencial existe, pero es la red de oficinas, no el sistema que sostiene el Centro.

• Cuando circunstancias singulares aconsejen otro emplazamiento
• Cuando lo autorice el Centro de Información Administrativa
• Cuando lo informe a favor la Delegación del Gobierno
• Cuando los servicios del Ministerio estén repartidos en varios edificios

La regla es que la oficina central de los servicios centrales esté en la sede de su Ministerio, y la única salvedad es que circunstancias singulares aconsejen ponerla en otro sitio. Que el Ministerio ocupe varios edificios no es, por sí solo, esa salvedad.

• Transmitir esas variaciones a la unidad departamental de información
• Publicarlas en el Boletín Oficial del Estado antes de que se apliquen
• Comunicarlas a la Inspección General de Servicios del Departamento
• Esperar a que la unidad departamental se las pida en una consulta

La relación con la unidad departamental es «activa y permanente»: los centros directivos, entidades y organismos del Departamento le transmiten por su cuenta las variaciones, sin esperar a que se las pida. Además, deben contestar las consultas puntuales que la unidad les haga; las dos obligaciones se suman.

• Con la de las unidades editoras de publicaciones de los Ministerios
• Con la del Instituto Nacional de Administración Pública
• Con la de las demás unidades departamentales de información administrativa
• Con la de las Inspecciones Generales de Servicios de los Ministerios

Las bases de datos de toda la Administración General del Estado son tarea específica del Centro, pero no la hace solo: cuenta con las unidades departamentales de información de los Ministerios, que conocen la información de cada Departamento.

• Con el de oficinas sectoriales
• Con el de oficinas centrales
• Con el de oficinas delegadas
• Con el de oficinas integradas

Aunque estén en el territorio, estas oficinas tienen el carácter de oficinas centrales, igual que las de las Delegaciones Insulares del Gobierno. El carácter sectorial queda para otras oficinas del territorio, no para las que dependen de la Delegación.

• Cuando en la provincia no haya oficina de la Delegación del Gobierno
• Cuando lo autorice la Delegación del Gobierno de la comunidad
• Cuando el servicio provincial tenga más de un edificio abierto
• Cuando el volumen y la especialidad de la demanda informativa lo justifiquen

Las oficinas sectoriales de los servicios provinciales son posibles, no obligatorias, y dependen de la demanda: cuánta información piden los ciudadanos y lo especializada que es. No sustituyen a las oficinas de las Delegaciones del Gobierno.