La tramitación electrónica, orientada al dato, y el documento judicial electrónico

El art. 31.1 obliga a registrar, como mínimo, la recogida, la alteración, la consulta, la comunicación —con las transferencias— y la combinación o supresión de datos, y dice qué tienen que permitir saber esos registros: la justificación, la fecha y la hora de cada operación, quién consulta o comunica los datos y quiénes los reciben. Es una traza de quién hizo qué, cuándo y por qué. No menciona la duración de las sesiones, el equipo de acceso, el número de documentos ni los plazos de supresión.

El art. 40.5 permite que la copia auténtica se obtenga de forma automatizada con sello electrónico y, si se altera el formato original, exige que los metadatos incluyan la condición de copia. Cambiar el formato no le quita la autenticidad: el apartado 2 admite las copias auténticas «cualquiera que sea su soporte o cambio de formato», y tienen la misma validez y eficacia que el original. No hace falta pasarla a papel ni unirle el original.

El art. 40.7 prohíbe por regla general imprimir o expedir documentos en papel, con dos salvedades: que lo acuerde el letrado de la Administración de Justicia o que lo pida quien no está obligado a los medios electrónicos. En esos casos el documento impreso tiene la consideración de original, siempre que contenga el código seguro de verificación, que es lo que garantiza su autenticidad e integridad. No es una copia, ni simple ni auténtica, y la firma manuscrita no es lo que le da valor.

El art. 34.5 fija el cauce: la remisión de expedientes administrativos que prevén las leyes procesales se hace a través de las herramientas de remisión telemática de expedientes administrativos puestas a disposición de las administraciones y organismos públicos. No es un envío en papel, ni la publicación del expediente en la sede de la Administración para que el órgano lo baje, ni su presentación por registro como si fuera un escrito más.

El art. 39.2 hace documento público al documento judicial electrónico que, además de los requisitos del apartado 1, incorpora la firma electrónica del letrado de la Administración de Justicia, siempre que se produzca en el ámbito de sus competencias según las leyes procesales. Es la fe pública judicial, que corresponde al letrado, no al juez. El sello del órgano ya lo lleva todo documento judicial electrónico (39.1) y no basta para hacerlo público, y la firma de la parte no da fe de nada.

El art. 35.1 dice que los sistemas aseguran la entrada, la incorporación y el tratamiento de la información en forma de metadatos, conforme a esquemas comunes y en modelos de datos comunes e interoperables. De ahí el nombre: lo que manda es el dato estructurado, no el documento cerrado, y lo que lo hace útil es que sea común a todos, no que cada órgano tenga su modelo. El artículo no dice nada de dónde se almacenan los datos.

El art. 33.1 pone la carga en la Administración: para que el ciudadano pueda iniciar el procedimiento por medios electrónicos, la sede judicial electrónica tiene que poner a su disposición los modelos o impresos normalizados, accesibles sin más restricciones tecnológicas que las de los estándares de comunicación y seguridad. No le exige darse de alta antes en ningún registro, ni comparecer para identificarse, ni pedir una autorización al letrado.

El art. 33.3 no deja elección a los profesionales: presentan sus demandas y escritos por vía telemática, y el escrito principal lleva la firma electrónica que establece el propio real decreto-ley. La posibilidad de elegir el papel es de las personas físicas que no actúan con procurador (art. 32.1), no de los profesionales. Ni el papel con copia electrónica ni la firma manuscrita del escrito principal tienen cabida.

El art. 40.6 dice que la autenticidad e integridad de todos los documentos judiciales electrónicos se puede verificar «preferiblemente» por medios criptográficos automatizados, y admite también los sistemas de código seguro de verificación, que permiten comprobar la copia accediendo a los archivos electrónicos de la oficina judicial que la emitió. El cotejo manual, sea con el archivo o por diligencia del letrado, es el modo del papel, y la copia de la parte no sirve de referencia.

El art. 37.3 deja el uso de la presentación masiva a la voluntad de las personas físicas. El apartado anterior obliga a usarla, en los casos y condiciones que fijen el reglamento o la normativa técnica, a las personas jurídicas, a las entidades sin personalidad con capacidad para ser parte, a los colectivos de personas físicas y a los profesionales de la Abogacía, la Procura y los Graduados Sociales. La trampa son los colectivos: aunque los formen personas físicas, están en la lista de los obligados.