La oficina judicial

Para los servicios comunes de las funciones enumeradas basta la competencia del Ministerio de Justicia y de las comunidades autónomas; para uno con funciones distintas hace falta además el informe favorable del Consejo General del Poder Judicial. La Sala de Gobierno y la Junta de Jueces pueden solicitar la creación de servicios comunes, pero su parecer no es el informe que exige la ley, y el Gobierno no autoriza nada por real decreto en este artículo.

Las jefaturas de áreas y equipos pueden ser tanto de letrados de la Administración de Justicia como de funcionarios de los Cuerpos Generales, según lo que establezcan las relaciones de puestos de trabajo. El precepto nombra a los Cuerpos Generales en bloque, sin dejar fuera a ninguno, y no menciona a los Cuerpos Especiales —los médicos forenses, por ejemplo—.

El art. 438 enumera registro y reparto, apoyo, actos de comunicación, auxilio judicial nacional e internacional, ordenación de procesos de ejecución y jurisdicción voluntaria. La ordenación del procedimiento es la tarea del servicio común de tramitación (art. 437.1); la llevanza del Registro Civil es de la oficina del Registro Civil (art. 439 bis.1), y el apoyo a la gestión de los recursos humanos, de las unidades administrativas (art. 439.2), y ninguna de las dos está integrada en la Oficina judicial.

El área obligatoria se puede extender a los procedimientos de otras secciones, pero solo del mismo orden jurisdiccional: no a cualquier sección del Tribunal. La Audiencia Provincial tiene su propio servicio común de tramitación (art. 437.2); con el del Tribunal de Instancia de la misma localidad lo que se puede compatibilizar es el puesto de dirección (art. 437.4), no el área. Y el área es del servicio común de un Tribunal de Instancia, no de los de toda la provincia.

La Oficina judicial existe para servir de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional. Las otras tres tareas la ley las encomienda a otras organizaciones: el apoyo al Ministerio Fiscal es de la Oficina fiscal (art. 439 sexies.1), la llevanza del Registro Civil, de la oficina del Registro Civil (art. 439 bis.1), y el apoyo a la gestión de los recursos humanos y los medios materiales, de las unidades administrativas (art. 439.2).

El art. 439 bis.2 resuelve el caso del puesto compatible: quien lo ocupa realiza las tareas propias de la Oficina del Registro Civil y de la Oficina judicial, y las reparte según los protocolos de actuación. El precepto no habla de la Oficina fiscal ni de las unidades administrativas, y la compatibilidad no se queda en las tareas de la Oficina judicial a la espera de un encargo del Ministerio.

La presidencia de la Comisión estatal rota cada año entre el representante del Consejo General del Poder Judicial y el del Ministerio de Justicia. La Fiscalía General del Estado y la Secretaría General de la Administración de Justicia también tienen un representante en la Comisión, pero ninguno de los dos la preside. A la Presidencia le toca convocar las reuniones y dirigir las sesiones.

La Oficina judicial actúa a través de los servicios comunes: los de tramitación y, en su caso, los demás que se determinen. Las unidades administrativas y las Oficinas de Justicia en los municipios se constituyen en la organización de la Administración de Justicia sin estar integradas en la Oficina judicial (arts. 439.1 y 439 ter.1), y las secciones son parte del Tribunal de Instancia, al que la Oficina presta su apoyo.

Las Oficinas de Justicia en los municipios solo existen donde no tiene su sede un Tribunal de Instancia (art. 439 ter.2). Donde sí la tiene, el art. 435.5 permite que esos servicios administrativos los preste la Oficina judicial. Ni las unidades administrativas, ni la oficina del Registro Civil, ni la Secretaría de Gobierno reciben ese encargo.

La oficina del Registro Civil no está integrada en la Oficina judicial y, para llevar el Registro, se vincula funcionalmente al Ministerio de Justicia, a través de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública. La trampa es la comunidad autónoma: junto con el Ministerio, determina los puestos de trabajo de estas oficinas en su ámbito, pero el vínculo funcional es solo con el Ministerio. Ni el Tribunal de Instancia ni el Tribunal Superior figuran en el precepto.

La regla es que los funcionarios de las oficinas judiciales, sin perjuicio de su dependencia funcional, dependen orgánicamente del Ministerio de Justicia o de la comunidad autónoma con competencias asumidas, y la única excepción que hace el art. 435.4 es la de los letrados de la Administración de Justicia, que forman un cuerpo único, de carácter nacional, dependiente del Ministerio de Justicia (art. 440). Los tres Cuerpos Generales —Gestión, Tramitación y Auxilio— siguen la regla.

Los puestos de la Oficina judicial están reservados: «solo» pueden cubrirlos los funcionarios de los cuerpos al servicio de la Administración de Justicia, y se ordenan según las relaciones de puestos de trabajo. La relación de puestos ordena esos puestos, pero no abre la puerta a funcionarios de otras Administraciones, y el personal laboral no tiene cabida en ninguno de los casos.

El diseño de la Oficina judicial es flexible y lo decide la Administración Pública competente —el Ministerio de Justicia o la comunidad autónoma con competencias—, en función de la actividad que se desarrolle en ella. No lo decide el Consejo General del Poder Judicial, ni la Presidencia del Tribunal, ni el Gobierno con la planta: la Oficina es una organización instrumental, y su ámbito no puede alterar la planta judicial (art. 436.4).

Las unidades administrativas no están integradas en la Oficina judicial y por eso no pueden hacer funciones de carácter procesal que correspondan a los funcionarios de los Cuerpos de la Administración de Justicia. Lo demás es justo para lo que el art. 439.2 permite establecerlas: dar apoyo a la jefatura, ordenación y gestión de los recursos humanos, y a los medios informáticos, las nuevas tecnologías y los demás medios materiales.

La Oficina fiscal sirve de soporte y apoyo al Ministerio Fiscal, pero su personal no depende orgánicamente de los fiscales: depende del Ministerio de Justicia o de la comunidad autónoma con competencias asumidas, igual que el de las oficinas judiciales (art. 435.4). Lo que tiene con el Ministerio Fiscal es una dependencia funcional, que el propio artículo deja a salvo.

Cada servicio común lo dirige un letrado o una letrada de la Administración de Justicia, de quien dependen funcionalmente los demás letrados y el personal del servicio. Los jueces y magistrados no dirigen la Oficina judicial, a la que pueden requerir información (art. 436.8); el Cuerpo de Gestión puede ocupar las jefaturas de áreas y equipos, no la dirección del servicio (art. 436.7), y la comunidad autónoma diseña y organiza los servicios, pero no los dirige con su personal directivo.

Pueden pedirlo tres instancias de la propia organización judicial: las Salas de Gobierno, las Juntas de Jueces y Juezas y los Secretarios de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia. La petición se dirige al Ministerio de Justicia y a las comunidades autónomas, que son quienes crean los servicios. El Consejo General del Poder Judicial interviene de otro modo —informando cuando el servicio asume funciones distintas de las enumeradas—, y ni las comisiones para la calidad ni los colegios de la abogacía figuran en el artículo.

El art. 437.2 da un servicio común de tramitación de su Oficina judicial al Tribunal Supremo, a la Audiencia Nacional, a cada Tribunal Superior de Justicia, a cada Audiencia Provincial, a cada Tribunal de Instancia y al Tribunal Central de Instancia: a los órganos que tramitan procedimientos. El Consejo General del Poder Judicial y la Sala de Gobierno son órganos de gobierno, y la Comisión estatal para la calidad del servicio público de Justicia es una pieza de la Comisión que informa cada año sobre la calidad del servicio (art. 434 ter); ninguno tramita procedimientos.

La ley define el servicio común de tramitación precisamente por esa tarea: realizar todas las funciones que requiere la ordenación del procedimiento. La ejecución, el registro y reparto y los actos de comunicación son funciones de otros servicios comunes, los que el Ministerio de Justicia y las comunidades autónomas pueden crear además del de tramitación (art. 438).

La regla general es que crear áreas en el servicio común de tramitación es una facultad del Ministerio de Justicia y de las comunidades autónomas; con doce o más plazas judiciales en una misma sección pasa a ser obligatorio. No hay que confundirla con el art. 84.3, que también usa doce, pero para las plazas del Tribunal entero, y ocho para las de la Sección, como requisitos de su Presidencia.