Las inscripciones y las anotaciones en el Registro Central de Personal

La anotación marginal no registra un acto propio: acompaña a otro asiento para ampliarlo, aclararlo, detallarlo o documentarlo y mejorar la calidad de la información (art. 15.1). Registrar un acto aún no comunicado es la anotación provisional (art. 14); el establecimiento de la relación, la inscripción (art. 10.1.a), y el cambio de situación, una anotación ordinaria (art. 13.1).

La modificación del asiento está tasada: solo para subsanar errores materiales, de hecho o aritméticos, dejando constancia con anotaciones marginales (art. 16.5). El acto retroactivo no modifica el asiento anterior, sino que se señala al margen (art. 15.2); el cambio de destino es una anotación nueva, y la anulación por sentencia da lugar a la cancelación (art. 16.1).

El art. 14.4 da noventa días naturales; si pasan sin comunicación, el Registro la requiere y prorroga otros noventa días naturales. Agotada la prórroga, la anotación se cancela. Son, pues, ciento ochenta días naturales en total. La provisional se convierte en ordinaria solo cuando llega la comunicación formal o el Registro comprueba el acto (art. 14.3), nunca por el paso del tiempo.

Las listas del art. 13.1 no agotan lo anotable. El art. 13.2 añade cualquier otro acto, resolución o dato cuya anotación esté legal o reglamentariamente establecida, o que así determine la Secretaría de Estado que el Reglamento llama «para la Administración Pública» (el nombre de 1999; hoy, la que tenga atribuida la función pública). La anotación marginal no sirve para registrar un acto nuevo, sino para ampliar o aclarar otros asientos (art. 15).

El art. 11.3 dirige la consecuencia contra el órgano que omite comunicar: puede exigírsele responsabilidad disciplinaria. El acto no pierde eficacia por no estar asentado, porque el art. 10.2 dice que el asiento no condiciona su eficacia constitutiva; y el Registro solo anota sin comunicación en los casos tasados de los arts. 13.6 y 14.1, no siempre.

El art. 13.1 lleva dos listas, una para funcionarios y personal eventual (letra a) y otra para el personal laboral (letra b). Los cambios de situación administrativa están en la del funcionario. Las prórrogas de contratos, las bajas temporales y los cambios de convenio, categoría o grupo profesional son de la lista del personal laboral, que no tiene situaciones administrativas.

El art. 17.5 obliga a comunicar los efectos de la supresión en el plazo de tres días del art. 11.2, pero mientras no llegan los ceses el Registro mantiene a efectos registrales el puesto suprimido. No anota el cese de oficio, porque no se deriva con certeza de lo ya asentado: el ocupante puede pasar a otra situación o a otro puesto.

Los cambios de convenio, categoría, grupo profesional, área funcional o especialidad están en la lista del personal laboral del art. 13.1.b), así que se anotan como anotación ordinaria. No es una relación nueva, que sería una inscripción, ni una aclaración de otro asiento, que sería la marginal; y el Reglamento no pide que el cambio tenga efectos en nómina.

No se anota cualquier licencia o permiso: las dos listas del art. 13.1, la del funcionario y la del personal laboral, ponen el mismo criterio, que tengan repercusión en nómina o en el cómputo del tiempo de servicio activo. El Reglamento no usa la duración ni la causa del permiso para decidirlo.

Se inscribe lo que establece la relación de servicios: los nombramientos de funcionarios de carrera, en prácticas e interinos, los del personal eventual, las integraciones en otros cuerpos o escalas y la formalización de contratos laborales (art. 12.1). La toma de posesión, los trienios y la prórroga del contrato son hechos de alguien ya inscrito, y por eso se anotan (art. 13.1).

El art. 13.5 separa dos cosas. La sentencia firme se anota aunque la comuniquen el órgano de personal, el juzgado o el propio interesado; pero el acto que se dicta para ejecutarla sigue el procedimiento general y solo se asienta cuando el órgano de personal lo formaliza y lo comunica. Por eso ni el interesado ni el órgano jurisdiccional bastan para el acto de ejecución.

El art. 12.4 reserva el título administrativo a los funcionarios de carrera; para el personal laboral, los funcionarios interinos y el personal eventual, el Registro confecciona la hoja de servicio. De los dos documentos se incorpora una copia al expediente personal del interesado.

El art. 18.5 deja a los órganos de personal de la AGE y sus organismos consultar el Registro, pedir datos, acceder a los expedientes y obtener certificaciones con un solo límite: que actúen en el ejercicio de sus competencias y en los términos de las leyes. No exige consentimiento del afectado, no limita el acceso a su propio personal ni lo somete a una autorización previa caso por caso.

El art. 16.1 cancela las inscripciones y anotaciones cuyos actos anula la Administración o una sentencia firme, y dice cómo: mediante una anotación marginal referida al asiento cancelado. El asiento no se borra, de modo que el expediente conserva su historia. La inscripción nueva solo registra el establecimiento de otra relación de servicios.

Para lo que está en su ámbito de inscripción, el Registro usa sus propios datos; para lo que no, el art. 21.1.b prevé remisiones trimestrales de los órganos responsables de recursos humanos de ministerios, organismos y entidades del sector público estatal, que responden de su exactitud (art. 21.3). No hay expedientes personales de ese personal, y la información del capítulo III, además, no contiene datos de personas identificables (art. 20.2).

El art. 14.1 permite anotar provisionalmente actos del art. 13.1 todavía no comunicados cuando son necesarios para mantener la coherencia entre lo que ya consta y un acto nuevo comunicado. El documento incompleto o ilegible no se anota provisionalmente: el art. 11.7 manda devolverlo sin registrar, y el art. 14.1 excluye expresamente esos defectos. El acto con efectos diferidos se anota como ordinario (art. 13.4).