El Registro Central de Personal: funciones, organización y asientos

El art. 5.1.b obliga a inscribir al personal funcionario que no entra en el párrafo a) cuando ocupa puestos de las relaciones de puestos de personal funcionario de la Administración General del Estado y sus organismos, sin perjuicio de las anotaciones que procedan en su propio registro. Lo que la lleva al Registro Central es el puesto que ocupa, no su cuerpo. El convenio del art. 5.3 es para el personal que queda fuera de los apartados 1 y 2, y ella está dentro del 1.

Según el art. 4.1, el sistema de información lo forman, en todo caso, tres subsistemas: la base de datos de expedientes personales; la de gestión de recursos humanos, que integra las estructuras orgánicas y las relaciones de puestos, catálogos y plazas con los expedientes de los inscritos; y la de información sobre recursos humanos del sector público. Las nóminas, los procesos selectivos y la oferta de empleo no figuran en esa lista: la nómina se relaciona con el Registro solo porque los actos con efectos económicos deben haberse comunicado antes (art. 10.3).

Entre las funciones del art. 2, la letra e) le encarga impulsar la implantación y el desarrollo de procesos informáticos de ayuda a la gestión de recursos humanos, y la d), la gestión informática de su propio Sistema de Información. Es una función de impulso, no de autorización: el Reglamento no somete a su permiso las aplicaciones de cada ministerio, ni le da poder alguno sobre los programas de otras Administraciones, con las que solo se coordina (letra c).

El art. 3.3 distingue: hay oficina delegada en todos los departamentos ministeriales, y en los organismos públicos solo donde el volumen o la complejidad del trabajo lo aconsejen. Por eso no la hay en todos los organismos sin más, pero tampoco se excluyen. El Reglamento no organiza el Registro por provincias: la provincia y la localidad aparecen como datos del destino que se registra (art. 11.8), no como sede de sus oficinas.

El art. 10.3 exige justificar que los actos o resoluciones con efectos económicos en nómina se comunicaron antes al Registro Central de Personal, según las instrucciones para la confección de nóminas. Es el punto en que el Registro y la nómina se tocan: la nómina no se adelanta al Registro. Esto no contradice el art. 10.2: el acto es eficaz sin anotarse, pero lo que se paga en nómina tiene que haberse comunicado. La publicación en el BOE, la notificación a la junta de personal o la conformidad del interesado no son lo que pide este artículo.

El art. 8.2 dice que el número de registro de personal se asigna «previamente a la inscripción»: el asiento que registra la relación ya nace con su número. No se espera a la primera anotación, que llega después y presupone a la persona inscrita, ni a la toma de posesión o al alta en nómina, que son hechos de la gestión de personal y no del Registro.

El art. 6 prevé una sola delegación: la jefatura del Registro puede delegar en los órganos competentes en materia de personal de los ministerios u organismos la realización de inscripciones y anotaciones, estableciendo las medidas para que apliquen el procedimiento de asientos del Reglamento. Las demás opciones no están en ese artículo. El número de identificación personal lo asigna el Registro (art. 9.1), que anula de oficio los duplicados (art. 9.3). La aprobación de los formatos de los documentos registrales ni siquiera es de la jefatura: el art. 7.1 la atribuye a otro órgano.

El art. 1.1 separa los dos asientos: en el Registro se inscribe el personal del art. 5 y se anotan, preceptivamente, los actos que afectan a su vida administrativa. Por eso los actos no se «inscriben»: la inscripción registra la relación de la persona con la Administración (art. 10.1.a). Los efectos en nómina del art. 10.3 obligan a justificar que el acto se comunicó antes, pero no limitan qué se anota, y la anotación no espera a que la pida el interesado: es preceptiva.

El art. 1.3 hace del Registro Central el registro único de su personal, «sin perjuicio» de que los órganos con competencias en personal establezcan sistemas complementarios de información, siempre que sus datos sean coherentes con los del Registro. Ser registro único no impide esos sistemas, solo los subordina: por eso los datos del ministerio no prevalecen sobre los del Registro. La delegación del art. 6 es otra cosa: permite a esos órganos practicar asientos, y no es condición para tener un sistema complementario.

El art. 5.3 abre el Registro Central al personal de órganos, organismos o universidades que no dependen de la Administración General del Estado y no están en los apartados 1 y 2, pero solo si así se acuerda en convenios suscritos con la Administración de que se trate. No basta con que lo pida el interesado ni con una resolución del propio Registro: hace falta el convenio. Y el Registro no está cerrado al personal del Estado: este apartado es justamente la vía para los demás.

El art. 9.2 dice que quien se inscribió por primera vez con un documento distinto del DNI, por carecer de él, conserva el número de identificación personal de esa primera inscripción, y que antes de formalizar nuevos contratos o nombramientos debe indicarlo. La carga es suya, no del órgano gestor: incumplirla puede dar lugar a responsabilidad (art. 9.4). No se le asigna otro número ni se anula el que tenía.

Según el art. 8.3, a una misma persona le corresponden tantos números de registro de personal como nombramientos como funcionario de cuerpos o escalas (o como personal eventual) haya tenido y contratos laborales haya suscrito: aquí, dos nombramientos y un contrato, tres números. «Uno solo» confunde el número de registro con el de identificación personal del art. 9, que sí es único. Agruparlos por clase de personal o contarlos por puestos no es el criterio: cuenta cada nombramiento y cada contrato.

El art. 7.2 pide, junto a los datos personales, administrativos y de destino, la fecha de formalización del acto, la fecha o condición de inicio de sus efectos, el plazo o condición de su finalización y la fecha de publicación en el «Boletín Oficial del Estado», si procediera. No exige la conformidad del interesado, un informe de legalidad ni la cuantía de lo que el acto supone en nómina; el Registro comprueba la información por su cuenta antes del asiento.

El art. 9.1 dice que el número de identificación personal es el mismo durante toda la vida administrativa del interesado y que no puede modificarse una vez asignado, salvo para corregir errores materiales. Lo que cambia al ingresar en otro cuerpo es el número de registro de personal, porque cada nombramiento lleva el suyo (art. 8.3): el de identificación sigue siendo el mismo.

El art. 1.2 le da dos finalidades: garantizar la constancia registral de los expedientes personales u hojas de servicio, como garantía para los interesados y ayuda a la gestión, y dar a los órganos de planificación la información sobre los recursos humanos del sector público estatal. El Registro no da eficacia a lo que inscribe: el art. 10.2 dice que el asiento no presupone ni condiciona la eficacia constitutiva del acto. Tampoco controla la legalidad antes de que el acto se dicte, y las relaciones de puestos las integra en su base de datos (art. 4.1.b), no las elabora.