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El Esquema Nacional de Interoperabilidad: la firma y la conservación de los documentos

5 preguntas · en 2 colecciones

Los capítulos IX y X del Real Decreto 4/2010 (artículos 18 a 24, sin el 19, suprimido): la política de firma y de certificados, las plataformas de validación, la recuperación y la conservación de los documentos, sus formatos y su digitalización.

Colecciones que lo incluyen

Así son sus preguntas

Resueltas, y cada una con la cita literal que la justifica, para que compruebes la respuesta por tu cuenta.

Según el artículo 21.1 del Real Decreto 4/2010, ¿quién establece el período de conservación de los documentos electrónicos?

  • Los responsables de la gestión de documentos
  • Las entidades que firman el índice electrónico
  • Los servicios interesados en materia de archivos
  • Las comisiones calificadoras que correspondan

La letra f) del art. 21.1 lo deja en manos de las comisiones calificadoras que correspondan, de acuerdo con la legislación en vigor y las demás normas aplicables. Los otros salen en el mismo apartado, pero con otro papel: el responsable de gestión de documentos y los servicios de archivos se coordinan entre sí (letra i), y el órgano o entidad actuante firma el índice del expediente (letra b). Ninguno de ellos fija ese período.

El período de conservación de los documentos, establecido por las comisiones calificadoras que correspondan
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero

Según el artículo 23 del Real Decreto 4/2010, un documento electrónico se conserva en un formato que deja de figurar entre los admitidos por el Esquema. ¿Qué se le aplica?
  • Procedimientos de copiado auténtico con cambio de formato
  • Procedimientos de conservación en el formato de origen
  • Procedimientos de impresión a papel para su conservación
  • Procedimientos de borrado dejando registro de su eliminación

La regla del 23.1 es conservar el documento en el formato en que se elaboró, envió o recibió, y por eso tienta seguir en él. Pero el 23.3 prevé justo este caso, igual que el riesgo de obsolescencia: copiado auténtico con cambio de formato, además del etiquetado y, en su caso, las migraciones. La impresión a papel y el borrado salen en el art. 21.1 para otra cosa: la primera, como forma de acceso; el segundo, si así lo establece la evaluación documental.

Cuando exista riesgo de obsolescencia del formato o bien deje de figurar entre los admitidos en el presente Esquema Nacional de Interoperabilidad, se aplicarán procedimientos normalizados de copiado auténtico de los documentos con cambio de formato
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero

Según el artículo 20.2 del Real Decreto 4/2010, ¿cómo proporcionan las plataformas de validación los elementos de confianza y de interoperabilidad necesarios para integrar certificados y firmas de dos Administraciones?
  • En dos puntos de llamada, uno por cada Administración
  • En un único punto de llamada para todos esos elementos
  • En tantos puntos de llamada como aplicaciones usuarias haya
  • En tantos puntos de llamada como clases de certificado haya

El art. 20.2 lo concentra todo en un único punto de llamada, aunque los certificados y las firmas que haya que integrar estén en los dominios de dos Administraciones diferentes. Por eso tienta, y falla, pensar en un punto por Administración. Tampoco se multiplica por las aplicaciones usuarias, que son las que reciben el servicio según el 20.1, ni por las clases de certificado.

Proporcionarán, en un único punto de llamada, todos los elementos de confianza y de interoperabilidad
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero

Según el artículo 24.1 del Real Decreto 4/2010, ¿cuál de estos aspectos de la digitalización de documentos en papel se rige por la norma técnica de interoperabilidad correspondiente?
  • El nivel de resolución
  • El período de conservación
  • El plan de clasificación
  • El índice electrónico

El art. 24.1 enumera lo que fija la norma técnica al digitalizar: los formatos y la técnica de compresión, el nivel de resolución, la garantía de imagen fiel e íntegra y los metadatos del proceso. Las otras tres opciones son medidas reales, pero del art. 21.1, sobre la recuperación y la conservación de todo documento electrónico, y no están en esta lista.

en relación con los siguientes aspectos: a) Formatos estándares de uso común para la digitalización de documentos en soporte papel y técnica de compresión empleada, de acuerdo con lo previsto en el artículo 11. b) Nivel de resolución.
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero

Según el artículo 18 del Real Decreto 4/2010, la Administración General del Estado define una política de firma electrónica y de certificados. ¿Está obligada a aplicarla una Comunidad Autónoma?
  • Sí, como cualquier organismo de la Administración estatal
  • Sí, salvo que justifique no hacerlo y se lo autoricen
  • No, aunque puede acogerse a ella si así lo decide
  • No, porque solo rige dentro de la Administración estatal

El art. 18 distingue según la Administración. Los organismos y entidades de derecho público de la Administración General del Estado la aplican, y solo con justificación y autorización pueden no hacerlo (18.1): esa es la salvedad que tienta, pero no va con una Comunidad Autónoma. A las restantes Administraciones, el 18.2 les deja acogerse a ella. Tampoco rige solo en la estatal: el 18.1 la define como marco general para el reconocimiento mutuo de firmas en las Administraciones Públicas.

Las restantes Administraciones Públicas podrán acogerse a la política de firma electrónica y de certificados a que hace referencia el apartado anterior.
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero