La oficina judicial

El Ministerio de Justicia y las comunidades autónomas, que diseñan y organizan los servicios comunes de tramitación, pueden crear en ellos áreas cuando estas asistan a órganos de diferentes secciones u órdenes jurisdiccionales. El número de plazas de una sección no es la condición para poder crearlas: cuando llega a la cifra que fija el mismo apartado, el área deja de ser una facultad y pasa a ser obligatoria. La Sala de Gobierno no acuerda la creación, y el informe favorable del Consejo General del Poder Judicial solo se exige para los servicios comunes procesales con funciones distintas de las del art. 438.

La estructura básica de la Oficina judicial, homogénea en todo el territorio, se basa en la jerarquía, la división de funciones y la coordinación. La agilidad, la eficacia, la eficiencia y la racionalización del trabajo son los criterios con que la Oficina funciona (art. 435.3), no los principios de su estructura; la independencia, la inamovilidad y la responsabilidad son las notas de los jueces y magistrados (art. 117.1 de la Constitución), y la descentralización y la desconcentración son principios de la actuación de la Administración pública (art. 103.1 de la Constitución).

El art. 439 bis.2 resuelve el caso del puesto compatible: quien lo ocupa realiza las tareas propias de la Oficina del Registro Civil y de la Oficina judicial, y las reparte según los protocolos de actuación. El precepto no habla de la Oficina fiscal ni de las unidades administrativas, y la compatibilidad no se queda en las tareas de la Oficina judicial a la espera de un encargo del Ministerio.

El diseño de la Oficina judicial es flexible y lo decide la Administración Pública competente —el Ministerio de Justicia o la comunidad autónoma con competencias—, en función de la actividad que se desarrolle en ella. No lo decide el Consejo General del Poder Judicial, ni la Presidencia del Tribunal, ni el Gobierno con la planta: la Oficina es una organización instrumental, y su ámbito no puede alterar la planta judicial (art. 436.4).

El art. 437.2 da un servicio común de tramitación de su Oficina judicial al Tribunal Supremo, a la Audiencia Nacional, a cada Tribunal Superior de Justicia, a cada Audiencia Provincial, a cada Tribunal de Instancia y al Tribunal Central de Instancia: a los órganos que tramitan procedimientos. El Consejo General del Poder Judicial y la Sala de Gobierno son órganos de gobierno, y la Comisión estatal para la calidad del servicio público de Justicia es una pieza de la Comisión que informa cada año sobre la calidad del servicio (art. 434 ter); ninguno tramita procedimientos.

La regla es que los funcionarios de las oficinas judiciales, sin perjuicio de su dependencia funcional, dependen orgánicamente del Ministerio de Justicia o de la comunidad autónoma con competencias asumidas, y la única excepción que hace el art. 435.4 es la de los letrados de la Administración de Justicia, que forman un cuerpo único, de carácter nacional, dependiente del Ministerio de Justicia (art. 440). Los tres Cuerpos Generales —Gestión, Tramitación y Auxilio— siguen la regla.

Las Oficinas de Justicia en los municipios solo existen donde no tiene su sede un Tribunal de Instancia (art. 439 ter.2). Donde sí la tiene, el art. 435.5 permite que esos servicios administrativos los preste la Oficina judicial. Ni las unidades administrativas, ni la oficina del Registro Civil, ni la Secretaría de Gobierno reciben ese encargo.

Cada servicio común lo dirige un letrado o una letrada de la Administración de Justicia, de quien dependen funcionalmente los demás letrados y el personal del servicio. Los jueces y magistrados no dirigen la Oficina judicial, a la que pueden requerir información (art. 436.8); el Cuerpo de Gestión puede ocupar las jefaturas de áreas y equipos, no la dirección del servicio (art. 436.7), y la comunidad autónoma diseña y organiza los servicios, pero no los dirige con su personal directivo.

Los puestos de la Oficina judicial están reservados: «solo» pueden cubrirlos los funcionarios de los cuerpos al servicio de la Administración de Justicia, y se ordenan según las relaciones de puestos de trabajo. La relación de puestos ordena esos puestos, pero no abre la puerta a funcionarios de otras Administraciones, y el personal laboral no tiene cabida en ninguno de los casos.

El art. 436.6 separa dos planos. En lo organizativo y funcional, quien dirige el servicio común obedece las órdenes y circulares de sus superiores jerárquicos; en lo jurisdiccional, responde del estricto cumplimiento de lo que acuerden los jueces, las juezas y los tribunales en el ejercicio de sus competencias. Ni la Administración que dota los puestos, ni la Comisión para la Calidad, ni el Secretario de Gobierno deciden en el plano jurisdiccional.

La Oficina judicial existe para servir de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional. Las otras tres tareas la ley las encomienda a otras organizaciones: el apoyo al Ministerio Fiscal es de la Oficina fiscal (art. 439 sexies.1), la llevanza del Registro Civil, de la oficina del Registro Civil (art. 439 bis.1), y el apoyo a la gestión de los recursos humanos y los medios materiales, de las unidades administrativas (art. 439.2).

El área obligatoria se puede extender a los procedimientos de otras secciones, pero solo del mismo orden jurisdiccional: no a cualquier sección del Tribunal. La Audiencia Provincial tiene su propio servicio común de tramitación (art. 437.2); con el del Tribunal de Instancia de la misma localidad lo que se puede compatibilizar es el puesto de dirección (art. 437.4), no el área. Y el área es del servicio común de un Tribunal de Instancia, no de los de toda la provincia.

Las jefaturas de áreas y equipos pueden ser tanto de letrados de la Administración de Justicia como de funcionarios de los Cuerpos Generales, según lo que establezcan las relaciones de puestos de trabajo. El precepto nombra a los Cuerpos Generales en bloque, sin dejar fuera a ninguno, y no menciona a los Cuerpos Especiales —los médicos forenses, por ejemplo—.

Pueden pedirlo tres instancias de la propia organización judicial: las Salas de Gobierno, las Juntas de Jueces y Juezas y los Secretarios de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia. La petición se dirige al Ministerio de Justicia y a las comunidades autónomas, que son quienes crean los servicios. El Consejo General del Poder Judicial interviene de otro modo —informando cuando el servicio asume funciones distintas de las enumeradas—, y ni las comisiones para la calidad ni los colegios de la abogacía figuran en el artículo.

La Oficina judicial actúa a través de los servicios comunes: los de tramitación y, en su caso, los demás que se determinen. Las unidades administrativas y las Oficinas de Justicia en los municipios se constituyen en la organización de la Administración de Justicia sin estar integradas en la Oficina judicial (arts. 439.1 y 439 ter.1), y las secciones son parte del Tribunal de Instancia, al que la Oficina presta su apoyo.

La Oficina fiscal sirve de soporte y apoyo al Ministerio Fiscal, pero su personal no depende orgánicamente de los fiscales: depende del Ministerio de Justicia o de la comunidad autónoma con competencias asumidas, igual que el de las oficinas judiciales (art. 435.4). Lo que tiene con el Ministerio Fiscal es una dependencia funcional, que el propio artículo deja a salvo.

La oficina del Registro Civil no está integrada en la Oficina judicial y, para llevar el Registro, se vincula funcionalmente al Ministerio de Justicia, a través de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública. La trampa es la comunidad autónoma: junto con el Ministerio, determina los puestos de trabajo de estas oficinas en su ámbito, pero el vínculo funcional es solo con el Ministerio. Ni el Tribunal de Instancia ni el Tribunal Superior figuran en el precepto.

La Oficina judicial es una organización de apoyo y no puede tocar la planta: ni el número ni la composición de los órganos judiciales, ni su circunscripción territorial, que fija la ley. Lo demás lo permite la propia ley: prestar apoyo a órganos de ámbito nacional, autonómico, provincial o de partido, y tener un ámbito comarcal que sirva a más de un Tribunal de Instancia (art. 436.3), y dotar puestos de los servicios comunes en otras localidades del mismo partido judicial (art. 436.5).

El art. 438 enumera registro y reparto, apoyo, actos de comunicación, auxilio judicial nacional e internacional, ordenación de procesos de ejecución y jurisdicción voluntaria. La ordenación del procedimiento es la tarea del servicio común de tramitación (art. 437.1); la llevanza del Registro Civil es de la oficina del Registro Civil (art. 439 bis.1), y el apoyo a la gestión de los recursos humanos, de las unidades administrativas (art. 439.2), y ninguna de las dos está integrada en la Oficina judicial.

Las unidades administrativas no están integradas en la Oficina judicial y por eso no pueden hacer funciones de carácter procesal que correspondan a los funcionarios de los Cuerpos de la Administración de Justicia. Lo demás es justo para lo que el art. 439.2 permite establecerlas: dar apoyo a la jefatura, ordenación y gestión de los recursos humanos, y a los medios informáticos, las nuevas tecnologías y los demás medios materiales.