Los archivos judiciales: clases, custodia y acceso

El real decreto establece tres clases y solo tres: los de Gestión, en cada oficina judicial; los Territoriales, al menos uno por comunidad autónoma (art. 8.1), y el Central, para el Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional y los demás órganos con jurisdicción en toda España (art. 10.1). No hay archivos provinciales: que un Territorial pueda tener su sede en una capital de provincia (art. 9.2) no lo convierte en otra clase.

Decide quien responde del archivo de origen, el de gestión donde están los documentos; el Territorial los recibe y los ordena (art. 8.2), pero no decide su envío. Del Presidente del Tribunal Superior de Justicia depende el Archivo Territorial (art. 8.1), no la remisión. Y el juez o presidente del órgano interviene para revisar si se deniega el acceso (art. 12.3), no aquí. Ese responsable del archivo de gestión es el letrado de la Administración de Justicia, al que el art. 6 llama todavía secretario judicial.

El Archivo Judicial Central, adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo, tiene por ámbito la documentación del Tribunal Supremo, de la Audiencia Nacional y de los demás órganos con jurisdicción en todo el territorio nacional. La sede en Madrid tienta con el Territorial de esa comunidad, pero el criterio es la jurisdicción nacional del órgano, no dónde está. Sus documentos pasan antes por su Archivo de Gestión, que los remite al Central (art. 10.2).

Para quien no fue parte, el acceso a documentos con datos personales solo se concede cuando el procedimiento ha concluido, y además en los supuestos que fija la ley de protección de datos, o si el interesado consiente. El interés legítimo es lo que abre el acceso general a la documentación (art. 7.1), pero no basta para los datos personales de otro mientras el proceso sigue vivo. Los cinco años desde la incoación son el plazo para remitir al Territorial (art. 5.2), no para acceder. El art. 7.2 añade que solo en los supuestos del art. 11.2 de la Ley Orgánica 15/1999, hoy derogada por la Ley Orgánica 3/2018, o con consentimiento del interesado.

A falta de nombramiento específico por el Ministerio de Justicia (art. 11.1), el responsable del Archivo Central es el Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo, coherente con que el archivo está adscrito a la Sala de Gobierno de ese tribunal (art. 10.1). La Audiencia Nacional tiene su propio Secretario de Gobierno, pero no le corresponde este archivo; el del Tribunal Superior de Justicia responde, en su caso, del Territorial (art. 9.3). La cita conserva el nombre de 2003: el secretario judicial es hoy el letrado de la Administración de Justicia.

La única excepción que prevé el artículo es de espacio: el plazo de cinco años puede reducirse cuando el espacio disponible aconseja que el asunto permanezca menos en el Archivo Judicial de Gestión. Ni la voluntad de las partes ni el soporte electrónico la activan. El valor histórico o cultural se valora en el expurgo, que es otra cosa: decide si un documento se conserva, no cuánto tiempo pasa en el archivo de gestión.

Quedan fuera los libros de sentencias, los de registro y los demás de llevanza obligatoria, que tienen sus propias normas, y los expedientes del Registro Civil. Los expedientes gubernativos sí entran: el art. 2.1 los incluye expresamente junto a los documentos de la actividad judicial. También entran todos los órdenes jurisdiccionales, el social incluido (art. 2.1), y lo que aportan las partes en cualquier soporte (art. 1.4).

La regla es un Archivo Judicial de Gestión en cada oficina judicial, pero el art. 5.1 permite, para una mejor gestión, encomendarlos a un Servicio Común que atienda los de diferentes salas o secciones de uno o más tribunales, o de varios juzgados; no exige que sean del mismo orden. El Territorial no sustituye a los de gestión: recibe lo que estos le remiten (art. 8.2). La cita habla de juzgados, que desde la Ley Orgánica 1/2025 son secciones de los Tribunales de Instancia.

La definición es doble: archivo judicial es a la vez el conjunto orgánico de documentos judiciales y el lugar donde quedan custodiados y clasificados. Quedarse con una sola de las dos mitades es el error tentador. Tampoco se limita a lo terminado: el Archivo Judicial de Gestión guarda precisamente lo que sigue en tramitación (art. 5.1). Y los programas informáticos son el medio con que se gestionan los archivos (art. 3.1), no el archivo.

Sin consentimiento expreso del afectado, la consulta pública espera 25 años desde su muerte si se conoce la fecha y, si no se conoce, 50 años desde la fecha de los documentos. Como aquí la fecha de la muerte es desconocida, rige la segunda regla. Los distractores cruzan las dos cifras con los dos puntos de partida; el archivo del asunto no es punto de partida de ninguna.

El plazo general es de cinco años y se cuenta desde la incoación del procedimiento o expediente gubernativo, siempre que no quede ninguna actuación pendiente, ni declarativa ni de ejecución. La trampa es contarlo desde la última actuación: el plazo no mide la inactividad, sino el tiempo desde que se incoó. El año es otra regla: el de los procedimientos con resolución firme que les pone fin, contado desde la firmeza.

Para lo terminado por sentencia firme o por otra resolución que le ponga fin, el plazo es de un año desde la firmeza, y aquí ya han pasado catorce meses. Los cinco años desde la incoación son la regla de los asuntos sin actuación pendiente que no han terminado así, y no se suman a esta. La remisión la decide el responsable del Archivo Judicial de Gestión (art. 5.3), sin autorización del Presidente del Tribunal Superior de Justicia.

Son documentos judiciales las actuaciones procesales y también lo que aportan al proceso las partes o los terceros, por escrito o por medios electrónicos o telemáticos, sea cual sea el soporte. Por eso no basta con las actuaciones procesales ni solo con lo que aportan las partes: el tercero también cuenta. Y el soporte no decide nada, así que no hace falta pasarlo a papel.