Los expurgos de documentos judiciales

Son dos meses desde la publicación en el BOE o en el diario oficial autonómico, con una referencia en un diario de gran difusión. El mes es la cifra vecina que confunde: es el plazo del órgano de procedencia para confirmar la prescripción o la caducidad (art. 15.2) y el de la sesión que aprueba el acta (art. 19.1). Quien deja pasar los dos meses sin pedir la devolución queda decaído en su derecho (art. 16.3).

El informe es vinculante: la Junta acuerda transferir a la Administración de patrimonio histórico lo que ese informe dice que debe preservarse por su interés histórico-documental (art. 18.1), y lo demás se excluye. Lo tentador es tomarlo por un informe preceptivo sin más, como tantos del procedimiento común, pero el reglamento lo dice expresamente. Y no lo condiciona a su sentido: vincula sea cual sea lo que diga.

El adquirente solo puede tratarlos para reutilizarlos como papel de uso común; ese destino único es lo que hace compatible venderlos con proteger los datos que contienen. La prohibición de divulgar su contenido y de dar acceso a terceros existe (art. 21.3), pero se suma al destino exclusivo, no lo sustituye. Lo que tenía valor histórico ya se transfirió antes a la Administración de patrimonio histórico, y no pasa por la venta.

La copia va al secretario de la Junta, que expide con ella la certificación del negocio y de quién es la otra parte y la manda al secretario judicial —hoy, Letrado de la Administración de Justicia— responsable del archivo donde están los expedientes (art. 22.2). Sin esa certificación, ese responsable no autoriza el traslado (art. 22.3). El presidente acuerda la publicación de las relaciones (art. 16.1), pero el circuito documental del traslado pasa por el secretario.

La sesión ordinaria es anual, y casa con que las relaciones de expedientes se remitan como mínimo una vez al año (art. 15.3). Si hay muchas relaciones elevadas, el presidente puede convocar cuantas sesiones extraordinarias considere necesarias, así que el ritmo anual es un mínimo y no un techo.

El acta se aprueba en la misma sesión o en la siguiente, convocada expresamente para eso en el plazo de un mes. Los dos meses son los de los interesados para recuperar sus documentos (art. 16.1), y es el cruce que más se equivoca. Una vez aprobada, el secretario de la Junta comunica el acuerdo a cada órgano judicial para que conste el destino definitivo de sus expedientes (art. 19.2).

Lo que ya está en los archivos históricos —el Histórico Nacional, Simancas, Indias, la Corona de Aragón y los Históricos Provinciales o Autonómicos— queda fuera del reglamento. Los expedientes gubernativos sí entran (el art. 14.1 los nombra), el Supremo y la Audiencia Nacional tienen su propia Junta (DA 1.ª) y nada excluye los procesos penales.

La regla general es una Junta por comunidad autónoma, con competencia en todo su territorio. La provincia y el partido judicial son ámbitos tentadores, pero la Junta sigue el mapa autonómico. Lo que se añade a la regla son excepciones: una Junta para el Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional y los órganos con jurisdicción en toda España (DA 1.ª) y una para Ceuta y otra para Melilla (DA 2.ª).

El técnico en archivos lo pone la Administración competente en materia de patrimonio histórico, que es la que vela por lo que tiene valor histórico-documental y la que después elabora el informe vinculante sobre qué se preserva (art. 17.3). El Presidente del TSJ designa al magistrado que preside; el Ministerio de Justicia ya está representado por el Gerente Territorial y por el titulado superior de Administración.

Con las competencias transferidas, la comunidad autónoma decide la sede y la composición de su Junta, con un mínimo: la preside un magistrado y la integran, en todo caso, un fiscal, un secretario judicial (hoy, Letrado de la Administración de Justicia) y un técnico superior en archivos designado por la Administración de patrimonio histórico. El Gerente Territorial del Ministerio es vocal de las Juntas adscritas al Ministerio (art. 14.3.b), no un mínimo de las autonómicas.

A la Junta solo van los procedimientos acabados del todo: con la ejecución terminada o con una resolución que declare la prescripción o la caducidad. Los cinco años desde la incoación sin actuación pendiente y el año desde la firmeza son otra cosa: los plazos para pasar un asunto del Archivo de Gestión al Territorial (art. 5.2), que es conservarlo, no decidir su destino. Y el valor histórico lo aprecia después la Administración de patrimonio histórico en su informe (art. 17.3).