La actuación automatizada y la identificación y firma de las Administraciones

Incumplir los formatos y estándares fijados por la Administración es un defecto subsanable: se requiere al interesado para que lo corrija, con la advertencia de que, si no lo hace, se le tendrá por desistido de su solicitud o perderá el trámite, previa resolución. No basta con anotar el defecto y seguir adelante, ni se rechaza o se archiva sin darle antes esa ocasión.

En el ámbito estatal (el apartado no es básico), la decisión de automatizar una actuación la autoriza por resolución la persona titular del órgano competente por razón de la materia —en un organismo, su órgano ejecutivo competente—, y esa resolución se publica en la sede. No sube al titular del departamento ni al Consejo de Ministros, y quien programa y mantiene el sistema es una pieza técnica, no quien decide que la actuación sea automatizada.

El certificado con número de identificación profesional es cualificado y tiene idéntico uso, capacidad y funcionalidad que el ordinario, con un límite: solo sirve para las actuaciones que justificaron su emisión. No es un certificado de segunda, ni pierde la firma, pero tampoco vale para todo.

La lista con que las Administraciones se identifican tiene cinco piezas: los sistemas de identificación de las sedes, el sello electrónico basado en certificado cualificado, los sistemas de firma de la actuación automatizada, la firma de su personal y el intercambio de datos en entornos cerrados. La clave concertada es un sistema de identificación de los interesados, de la lista vecina, no uno con el que se identifique la Administración.

El reglamento extiende el régimen de subsanación de los obligados a las personas físicas que, sin estarlo, han ejercitado su derecho a relacionarse electrónicamente: a ellas también se les requiere que subsanen. Que no estuvieran obligadas no las devuelve al papel —para dejar la vía electrónica hay que comunicarlo—, y el requerimiento excluye tanto la inadmisión directa como dar por buena la fecha de la entrega en papel.

Los certificados de sello llevan el número de identificación fiscal y la denominación, y, cuando el sello es de un órgano administrativo, también la identidad de la persona titular del órgano. Las actuaciones en que puede usarse el sello se fijan en otro sitio, no en el certificado, y el número de identificación profesional es propio de ciertos certificados de empleado público, no del sello.

Las entidades del sector público deben admitir en todo caso los esquemas notificados por otros Estados miembros si se cumplen dos condiciones a la vez: que su nivel de seguridad sea sustancial o alto, y que no sea inferior al que exige el procedimiento, que cada entidad define y publica en su sede. No hay una autorización caso a caso ni se pide reciprocidad.

El código está ligado a un documento concreto y es único para cada uno: cualquier modificación del documento generado da lugar a otro documento, con su propio código. Por eso el código no puede pasar a verificar una versión distinta ni servir para varias, y el reglamento no traslada la firma al titular del órgano.

En el ámbito estatal (el apartado no es básico), usar el código seguro de verificación exige dos informes previos: el del Centro Criptológico Nacional, por la seguridad del sistema, y el de la Secretaría General de Administración Digital. Ni la Secretaría de Estado de Seguridad, ni la Comisión Ministerial de Administración Digital, ni la Abogacía del Estado intervienen en este trámite.

Los certificados que la Administración General del Estado facilita a su personal sirven para el desempeño del puesto y para los trámites que se hagan por razón de él, y también para relacionarse con las Administraciones públicas cuando estas lo admitan. No quedan encerrados en el puesto, ni hace falta una autorización para usarlos así: decide la Administración ante la que se usan, no solo la propia.