Los portales, la Carpeta Ciudadana y las sedes electrónicas

Cuando una sede ofrece procedimientos o servicios de otro órgano u organismo, de la misma Administración o de otra, responde de su integridad, veracidad y actualización quien tiene la competencia. El titular de la sede no queda libre del todo: le toca la debida diligencia al incorporar esos contenidos. Por eso no responde él de todo, ni se reparte la responsabilidad a partes iguales.

El área personalizada es el rincón propio del interesado dentro de la sede del Punto de Acceso General: entra en ella por procedimientos seguros que protegen la integridad y la confidencialidad de sus datos, y desde ahí consulta su información y sigue los trámites administrativos que le afectan. No abre los expedientes de otros, no sirve para cambiar datos de un registro y el reglamento no le da la lista de quién le ha consultado.

El acto de creación de una sede se publica en el boletín oficial de la Administración titular, y para las entidades locales el reglamento lo concreta: el boletín de la provincia a la que pertenece la entidad. No el de la comunidad autónoma ni el del Estado, que son los de sus propias sedes, ni un boletín municipal.

Pueden entrar en la Carpeta, además del interesado, sus representantes legales y quien tenga de él un poder general inscrito en el Registro Electrónico de Apoderamientos. Un poder para un procedimiento concreto no basta, porque la Carpeta reúne la relación del interesado con todo el sector público estatal; y ni el funcionario habilitado ni quien tenga un interés legítimo en el mismo procedimiento figuran entre quienes pueden acceder.

El reglamento separa dos casos. Las sedes que ya tenía la Administración General del Estado pasaron a ser sedes asociadas de la sede del Punto de Acceso General; las de los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes conservaron su naturaleza de sede. Lo que sí cambió en los organismos fue la condición de sus subsedes, que pasaron a ser sedes asociadas.

Entre el contenido mínimo de toda sede está la relación de actuaciones automatizadas, y cada una va con la descripción de su diseño y funcionamiento, los mecanismos de rendición de cuentas y transparencia y los datos usados en su configuración y aprendizaje. Lo que se explica es cómo funciona, no el código del programa, y el reglamento no pide identificar a un empleado por cada resultado ni una estadística de sus resoluciones.

La Carpeta Ciudadana es el área personalizada de cada interesado, aplicada a su relación con el sector público estatal. Las otras opciones describen piezas distintas del reglamento: la Carpeta no es una dirección de notificaciones para todo el sector público, ni un registro de poderes, ni un archivo de expedientes terminados.

El informe lo da la Comisión Ministerial de Administración Digital del departamento, y para obtenerlo la propuesta tiene que justificar el portal en términos de eficiencia en el uso de los recursos públicos y de interés prioritario para una política pública o para aplicar una norma. Que la justificación mire a los recursos no lleva el informe a la Intervención General, y ni la Abogacía del Estado ni el Consejo de Estado intervienen en este trámite.

El acto de creación de una sede identifica su dirección electrónica de referencia y las de las sedes que ya son asociadas suyas en ese momento. Las que se asocian después se referencian en esa dirección electrónica de referencia, y no modificando el acto de la sede principal: la sede asociada nueva tiene su propio acto de creación, que se publica como el de cualquier sede. El registro electrónico y los portales no cumplen esa función.

El acto de creación del portal identifica, como mínimo, su dirección electrónica, su ámbito funcional y, en su caso, orgánico, y su finalidad; y esa dirección lleva el dominio de segundo nivel «.gob.es». «.gov» es el sufijo de la Administración en otros países, y «.org.es» es el de las organizaciones sin ánimo de lucro.

La propuesta de un portal nuevo tiene que justificarse por la eficiencia en el uso de los recursos públicos y por un interés prioritario, y el soporte de esa justificación es una memoria justificativa y económica que remite el órgano promotor. La accesibilidad es una obligación que el portal cumple una vez creado, no el documento con el que se pide el informe, y el reglamento no exige un estudio de demanda ni un plan de contenidos.

Son dos piezas: el instrumento es una orden de la persona titular del Departamento competente (o una resolución del presidente o director, si la sede es de un organismo), y antes hace falta un informe previo favorable. No basta con comunicar la creación después, y no la acuerda el Consejo de Ministros.

La sede da el plazo máximo de cada procedimiento tal como lo fija la norma, sin añadir nada de lo que el órgano competente pueda acordar después en un caso concreto: quedan fuera tanto las ampliaciones como las suspensiones, sin distinguir entre unas y otras.

Conocer qué datos suyos tiene el sector público estatal es una de las funcionalidades que puede ofrecer la Carpeta, y su único freno es el que pongan las normas vigentes. Las limitaciones salen de la normativa, no de lo que fije cada ministerio en su sede; el reglamento no excluye de entrada ninguna clase de datos, como los tributarios o los de seguridad social, ni lo reduce a lo que el interesado aportó.

Una sede asociada se crea por razones técnicas y organizativas, colgando de otra sede, pero eso no la rebaja: es sede electrónica a todos los efectos, sin excepciones para las notificaciones ni para ningún otro trámite. No es un portal de internet, que da acceso a la información, ni una subsede con efectos prestados.