Los funcionarios habilitados, los apoderamientos y la firma de los interesados

La comprobación la hace la propia Administración, por vía electrónica y sin coste, en el Registro Mercantil, que es donde consta la vigencia, la revocación o el cese de esas representaciones. No se carga al interesado con pedir una certificación, la consulta no tiene coste para la Administración, y el registro de apoderamientos no es la fuente de una inscripción mercantil.

El reglamento enumera los números que valen como atributo mínimo del certificado de persona física: el del DNI, el NIE, el Número de Identificación Consular Central o el NIF, siempre que conste de manera inequívoca. Ni el número de afiliación a la Seguridad Social, ni el código de identificación personal sanitario, ni el antiguo Código de Identificación Fiscal están en esa enumeración, por conocidos que sean en otros ámbitos.

En el ámbito estatal esta actuación la hace necesariamente un funcionario público inscrito a tal efecto en el Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado. No basta la inscripción en el registro de otra Administración, el reglamento habla de funcionarios y no de cualquier empleado público, y trabajar en una oficina de asistencia no dispensa de la inscripción.

El reglamento pone el formulario en un sitio común para cada Administración, su Punto de Acceso General electrónico, y no en la sede de cada órgano tramitador. La Carpeta Ciudadana es el área personal del interesado, y el registro de funcionarios habilitados sirve para comprobar quién está habilitado, no para descargar formularios.

La regla general en el ámbito estatal es que el nuevo sistema lo apruebe por orden el titular del ministerio, o por resolución la presidencia o la dirección del organismo, según el ámbito material en que se vaya a usar. Cuando el sistema abarca toda la Administración General del Estado, ese alcance pide un acuerdo del Consejo de Ministros, y el sistema ha de ser accesible a través de la plataforma común de claves concertadas.

El pasaporte no forma parte del contenido mínimo general de estos sistemas: lo exige el propio sistema cuando su definición lo prevé. No depende de la nacionalidad del titular ni de ante quién vaya a usarse el sistema, ni queda a la voluntad de quien se registra.

El bastanteo lo hacen los servicios jurídicos correspondientes, no un notario, y no cierra la cuestión: queda a salvo la apreciación concreta de si el poder es suficiente en la actuación, el trámite o el procedimiento en que se use. Las opciones combinan quién lo hace con qué efecto tiene, y solo una acierta en las dos cosas.

Los registros particulares de los organismos estatales son para los poderes que se otorgan para los trámites de su competencia. El poder general del artículo 6.4.a) de la Ley 39/2015 queda excluido de ellos sin excepción: su sitio es el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado.

Un sistema de clave concertada es, ante todo, una cuestión de seguridad: garantiza que quien se identifica es quien dice ser. Por eso el reglamento lo somete al Esquema Nacional de Seguridad. El de Interoperabilidad se ocupa de que los sistemas de distintas Administraciones se entiendan entre sí, y la política de firma, de los formatos y certificados de firma, no de los requisitos de un sistema de claves.

El reglamento lleva esta acreditación al terreno electrónico: el interesado aporta la certificación electrónica correspondiente o, como mínimo, indica el código seguro de verificación u otro sistema que permita a la Administración acceder al documento y verificarlo. Con eso la Administración lo comprueba por sí misma, sin papel ni declaraciones del interesado.

Firmar y consignar datos son dos obligaciones distintas: la firma no excluye que el documento lleve los datos de identificación del interesado, y los del representante si lo hay, que exija la legislación aplicable. No hay excepción para quien actúa por representante ni la obligación se limita a la solicitud inicial.

Cuando se actúa en nombre de una persona jurídica, el certificado cualificado de representante basta para acreditar la representación, y el reglamento entiende que ese poder abarca cualquier actuación y ante cualquier Administración Pública. No se limita a unos trámites ni a la Administración ante la que se presenta, ni necesita un poder inscrito al lado.

La habilitación para expedir copias auténticas la da quien tiene relación con los documentos originales: el órgano que los emite, el que los custodia o archiva, o aquel al que sus normas de competencia se lo atribuyan. No la confiere un órgano central de administración digital, ni el responsable de una oficina, ni el Subsecretario por resolución.