Los registros electrónicos y las oficinas de asistencia en materia de registros

El artículo 40.2 obliga al órgano del que depende la oficina a comunicar de forma inmediata la aprobación de la norma que la crea, la modifica o la suprime, para garantizar la actualización permanente del directorio geográfico de las Oficinas de asistencia en materia de registros. No le da un plazo en días ni en meses, ni lo deja para un corte trimestral.

El artículo 40.1 les da naturaleza de órgano administrativo, en el sentido del artículo 5 de la Ley 40/2015, y por eso se crean, se modifican y se suprimen como órganos. No son organismos autónomos, ni simples unidades administrativas sin carácter de órgano, ni servicios comunes de un ministerio.

La letra a) del artículo 37.3 remite a la norma de creación del registro: los servicios, procedimientos y trámites con documento normalizado se especifican conforme a lo que ella dispone. El reglamento no deja esa lista a una resolución anual, a un catálogo del PAGe ni a una instrucción de quien gestiona el registro.

El artículo 39.6 encarga ese archivo al órgano competente para tramitar el procedimiento, durante el plazo que fije su normativa. Ni la oficina que recibió los documentos, ni quien gestiona el registro, ni el órgano que los remitió se quedan con él: el registro es el cauce por el que los documentos llegan, no el lugar donde se archivan.

El artículo 37.4 recoge la regla de la Ley 39/2015 para estos documentos y le añade un deber: el órgano competente para tramitar el procedimiento comunica esa circunstancia al interesado y le informa de los requisitos que exige la legislación específica aplicable. El reglamento no prevé que el registro lo devuelva sin más ni que lo reenvíe de oficio, y no abre un trámite de subsanación.

El artículo 39.4 prevé el repositorio para un caso: documentos que exceden la capacidad que se determine para el Sistema de Interconexión de Registros (SIR). Entonces, en vez de enviarlos, se depositan y se ponen a disposición del destinatario. No depende de que el destinatario sea de otra Administración ni de la clase de datos, y el reglamento no lo prevé para una incidencia del SIR.

El segundo párrafo del artículo 39.4, propio del ámbito estatal, fija las dos cosas: el repositorio será de titularidad pública, y ni los documentos depositados ni los datos que contengan pueden usarse para fines distintos de los previstos en la normativa del procedimiento para el que se registraron.

El Registro Electrónico General de la Administración General del Estado no es una sola aplicación: el artículo 38.1 lo configura como el conjunto agregado de los asientos de las unidades que anotan en registro y de las anotaciones hechas en cualquier aplicación que sostenga un procedimiento específico, entre otras. La anotación en la aplicación del procedimiento ya es parte del registro general, sin repetirla ni esperar a que el procedimiento acabe.

El artículo 39.2 no anula el asiento ni da los documentos por no presentados: manda requerir su subsanación al interesado que los aportó, con el régimen de subsanación del artículo 14.3 del propio reglamento. Remitirlos sin más al destinatario expondría su sistema al código malicioso.

Entre las funciones que enumera el artículo 40.3 está la de comunicar a los interesados el código de identificación del órgano, organismo o entidad al que dirigen su escrito. Las letras a) a i) del artículo 40.3 no nombran sugerencias, quejas ni orientación; la j) solo remite a «cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente».