El funcionamiento electrónico del sector público

El artículo 46.2 pide conservar estos documentos en soporte electrónico, en el formato de origen o en cualquier otro que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo, y añade una garantía que se da en todo caso: que los datos se puedan trasladar a otros formatos y soportes que permitan acceder desde diferentes aplicaciones. Por eso no obliga a mantener el formato de origen sin convertirlo. Tampoco exige una copia en papel, ni inscribir el documento en un registro, que es una figura de la Ley 39/2015.

Lo que hace sede a una dirección electrónica es su titularidad: corresponde a una Administración, o a un organismo o entidad de Derecho Público, en el ejercicio de sus competencias. El punto de acceso que lleva a la información publicada y, en su caso, a la sede es el portal de internet (art. 39), no la sede. El registro electrónico en el que se presentan escritos y solicitudes lo regula la Ley 39/2015 (art. 16). Y no cualquier página web de una Administración es una sede.

El artículo 46.1 hace del almacenamiento electrónico la regla para todos los documentos de las actuaciones administrativas, y su única excepción es que no sea posible. No depende de lo que elija el interesado ni del soporte de origen. Tampoco se libran los documentos que no contienen actos: el artículo 46.2 añade una exigencia para los que contienen actos que afectan a derechos o intereses de los particulares, pero no recorta la regla del 46.1.

Lo normal, según el artículo 43.2, es que el sistema de firma del personal pueda identificar a la vez a quien ocupa el puesto o cargo y a la Administración u órgano en que sirve. Por razones de seguridad pública la ley permite reducirlo al número de identificación profesional del empleado: queda identificado sin exponer su nombre. El número de identificación fiscal es el dato que llevan los certificados de los sellos de la Administración (art. 40.1), y la ley no prevé una firma sin ningún dato del empleado.

El artículo 44 distingue dos casos. Si quienes se comunican pertenecen a una misma Administración, ella sola fija las condiciones y garantías (44.2); si pertenecen a Administraciones distintas, se establecen mediante convenio entre ellas (44.3). Que las decida una sola de las partes es la regla del caso interno, trasladada al que no le toca; y la ley no remite a una Conferencia Sectorial ni a la Administración General del Estado.

El artículo 38.6 lo resuelve con una pieza concreta: certificados reconocidos o cualificados de autenticación de sitio web, o un medio equivalente. El sello electrónico es otra cosa: es lo que el artículo 40.1 ofrece a las Administraciones para identificarse ellas, no lo que identifica a una sede ni asegura la comunicación con ella. Y ni un sello de tiempo ni un número de registro cumplen esa función según la ley.

El artículo 42 deja la decisión a cada Administración Pública, que puede determinar en su actuación automatizada cuándo usa el sello electrónico y cuándo el código seguro de verificación. No hay una regla común fijada por el Gobierno, el prestador que expide el certificado no decide cómo se usa, y la elección del interesado sobre cómo relacionarse con la Administración es otra cosa, de la Ley 39/2015 (art. 14).

El artículo 41.2 obliga a fijar de antemano los órganos competentes para definir, programar, mantener, supervisar y controlar la calidad del sistema y, en su caso, auditarlo con su código fuente, y además a indicar el órgano responsable a efectos de impugnación: si ningún empleado interviene directamente, tiene que constar contra quién se recurre. La ley no pide designar un órgano que responda de los daños del sistema ni uno que custodie el certificado de su sello, y tampoco exige avisar al interesado de que su acto es automatizado.

El artículo 40.1 exige que la relación de sellos de cada Administración, con las características de sus certificados y los prestadores que los expiden, sea pública y accesible por medios electrónicos, y añade que cada Administración facilite su verificación. Si estuviera reservada o hubiera que pedirla motivadamente, nadie podría comprobar un sello; y la ley no la liga a una publicación en boletín.

La lista del artículo 46 bis es cerrada: el censo electoral, los padrones municipales y otros registros de población, los datos fiscales relacionados con tributos propios o cedidos y los de los usuarios del sistema nacional de salud. Los de afiliación a la Seguridad Social tientan por su parecido con los sanitarios, pero no figuran en ella.

El artículo 38.3 somete la creación de las sedes a una lista de principios y fija dos garantías que se dan en todo caso: que se sepa qué órgano es el titular de la sede y que haya medios para formular sugerencias y quejas. La ley no exige que el Consejo de Ministros apruebe la creación de cada sede, ni atención telefónica, ni que los trámites sean gratuitos.

El artículo 38.2 ata la sede a una responsabilidad de su titular: la integridad, la veracidad y la actualización de la información y de los servicios a los que se accede a través de ella. Responde de lo que la sede ofrece, no de lo que aportan los interesados ni de identificarlos, que son cuestiones de la Ley 39/2015. La conservación a largo plazo es lo que el artículo 46.3 pide a los soportes en que se almacenan los documentos, no a la sede.

La regla general del artículo 43.1 es personal: la actuación electrónica de una Administración se realiza con la firma electrónica del titular del órgano o del empleado público. El sello electrónico y el código seguro de verificación son los sistemas que el artículo 42 prevé para la actuación automatizada, que es justo la que el artículo 43 deja a salvo; y firma quien es titular del órgano o el empleado que actúa, no su superior jerárquico.