Los portales, la Carpeta Ciudadana y las sedes electrónicas

El real decreto protege lo que ya conocen los usuarios: un portal estatal muy reconocido e identificable, creado antes, conserva su nombre de dominio porque, en cuanto a nomenclatura, sigue las reglas de su momento. La revisión de los portales existentes decidía si se mantenían o se suprimían, no les obligaba a cambiar de nombre.

El acto de creación de una sede identifica su dirección electrónica de referencia y las de las sedes que ya son asociadas suyas en ese momento. Las que se asocian después se referencian en esa dirección electrónica de referencia, y no modificando el acto de la sede principal: la sede asociada nueva tiene su propio acto de creación, que se publica como el de cualquier sede. El registro electrónico y los portales no cumplen esa función.

Una sede asociada se crea por razones técnicas y organizativas, colgando de otra sede, pero eso no la rebaja: es sede electrónica a todos los efectos, sin excepciones para las notificaciones ni para ningún otro trámite. No es un portal de internet, que da acceso a la información, ni una subsede con efectos prestados.

Cuando una sede ofrece procedimientos o servicios de otro órgano u organismo, de la misma Administración o de otra, responde de su integridad, veracidad y actualización quien tiene la competencia. El titular de la sede no queda libre del todo: le toca la debida diligencia al incorporar esos contenidos. Por eso no responde él de todo, ni se reparte la responsabilidad a partes iguales.

La sede da el plazo máximo de cada procedimiento tal como lo fija la norma, sin añadir nada de lo que el órgano competente pueda acordar después en un caso concreto: quedan fuera tanto las ampliaciones como las suspensiones, sin distinguir entre unas y otras.

La seguridad de la Carpeta depende también del interesado: tiene que hacer buen uso de sus sistemas de identificación y cuidar de que solo entre él o un tercero autorizado. El reglamento no le exige renovar el alta, ni comunicar los accesos de quien le representa, ni designar un correo para avisos de acceso.

La propuesta de un portal nuevo tiene que justificarse por la eficiencia en el uso de los recursos públicos y por un interés prioritario, y el soporte de esa justificación es una memoria justificativa y económica que remite el órgano promotor. La accesibilidad es una obligación que el portal cumple una vez creado, no el documento con el que se pide el informe, y el reglamento no exige un estudio de demanda ni un plan de contenidos.

El acto de creación de una sede se publica en el boletín oficial de la Administración titular, y para las entidades locales el reglamento lo concreta: el boletín de la provincia a la que pertenece la entidad. No el de la comunidad autónoma ni el del Estado, que son los de sus propias sedes, ni un boletín municipal.

Pueden entrar en la Carpeta, además del interesado, sus representantes legales y quien tenga de él un poder general inscrito en el Registro Electrónico de Apoderamientos. Un poder para un procedimiento concreto no basta, porque la Carpeta reúne la relación del interesado con todo el sector público estatal; y ni el funcionario habilitado ni quien tenga un interés legítimo en el mismo procedimiento figuran entre quienes pueden acceder.

Conocer qué datos suyos tiene el sector público estatal es una de las funcionalidades que puede ofrecer la Carpeta, y su único freno es el que pongan las normas vigentes. Las limitaciones salen de la normativa, no de lo que fije cada ministerio en su sede; el reglamento no excluye de entrada ninguna clase de datos, como los tributarios o los de seguridad social, ni lo reduce a lo que el interesado aportó.

Son dos piezas: el instrumento es una orden de la persona titular del Departamento competente (o una resolución del presidente o director, si la sede es de un organismo), y antes hace falta un informe previo favorable. No basta con comunicar la creación después, y no la acuerda el Consejo de Ministros.

El reglamento separa dos casos. Las sedes que ya tenía la Administración General del Estado pasaron a ser sedes asociadas de la sede del Punto de Acceso General; las de los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes conservaron su naturaleza de sede. Lo que sí cambió en los organismos fue la condición de sus subsedes, que pasaron a ser sedes asociadas.

Entre el contenido mínimo de toda sede está la relación de actuaciones automatizadas, y cada una va con la descripción de su diseño y funcionamiento, los mecanismos de rendición de cuentas y transparencia y los datos usados en su configuración y aprendizaje. Lo que se explica es cómo funciona, no el código del programa, y el reglamento no pide identificar a un empleado por cada resultado ni una estadística de sus resoluciones.

Cada Administración decide qué contenidos y canales mínimos llevan sus portales y qué criterios de imagen institucional siguen, pero no parte de cero: la normativa de reutilización, la de accesibilidad y la de transparencia ya imponen a los sitios web contenidos, formatos y funcionalidades, y esas obligaciones se tienen en cuenta siempre. La contratación, la firma electrónica o los registros tienen sus propias normas, pero no son las que el reglamento nombra para los portales.

La Carpeta Ciudadana es el área personalizada de cada interesado, aplicada a su relación con el sector público estatal. Las otras opciones describen piezas distintas del reglamento: la Carpeta no es una dirección de notificaciones para todo el sector público, ni un registro de poderes, ni un archivo de expedientes terminados.