Los registros electrónicos y las oficinas de asistencia en materia de registros

El artículo 40.2 obliga al órgano del que depende la oficina a comunicar de forma inmediata la aprobación de la norma que la crea, la modifica o la suprime, para garantizar la actualización permanente del directorio geográfico de las Oficinas de asistencia en materia de registros. No le da un plazo en días ni en meses, ni lo deja para un corte trimestral.

La letra d) del artículo 40.3 encarga a estas oficinas expedir copias electrónicas auténticas tras digitalizar cualquier original o copia auténtica que el interesado presente y que vaya a incorporarse a un expediente a través de ellas. No es una copia simple pendiente de cotejo, ni una compulsa, ni un extracto de datos.

Entre las funciones que enumera el artículo 40.3 está la de comunicar a los interesados el código de identificación del órgano, organismo o entidad al que dirigen su escrito. Las letras a) a i) del artículo 40.3 no nombran sugerencias, quejas ni orientación; la j) solo remite a «cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente».

El artículo 39.4 prevé el repositorio para un caso: documentos que exceden la capacidad que se determine para el Sistema de Interconexión de Registros (SIR). Entonces, en vez de enviarlos, se depositan y se ponen a disposición del destinatario. No depende de que el destinatario sea de otra Administración ni de la clase de datos, y el reglamento no lo prevé para una incidencia del SIR.

El artículo 38.1.c) dice que ese servicio será accesible desde la sede electrónica del PAGe de la Administración General del Estado: es un único punto de entrada. No lo aloja la sede de cada ministerio, ni el portal de cada organismo, ni la Carpeta Ciudadana.

El segundo párrafo del artículo 39.4, propio del ámbito estatal, fija las dos cosas: el repositorio será de titularidad pública, y ni los documentos depositados ni los datos que contengan pueden usarse para fines distintos de los previstos en la normativa del procedimiento para el que se registraron.

El artículo 38.2 da a esas anotaciones plena eficacia y validez para todas las Administraciones Públicas, no solo para la estatal. No hace falta un convenio que se la reconozca, ni que el registro de destino vuelva a asentar el documento para que valga.

El artículo 39.2 no anula el asiento ni da los documentos por no presentados: manda requerir su subsanación al interesado que los aportó, con el régimen de subsanación del artículo 14.3 del propio reglamento. Remitirlos sin más al destinatario expondría su sistema al código malicioso.

El artículo 40.1 les da naturaleza de órgano administrativo, en el sentido del artículo 5 de la Ley 40/2015, y por eso se crean, se modifican y se suprimen como órganos. No son organismos autónomos, ni simples unidades administrativas sin carácter de órgano, ni servicios comunes de un ministerio.

La letra e) del artículo 40.3 les encarga informar en materia de identificación y firma electrónica, para que el interesado pueda presentar solicitudes, escritos y comunicaciones por medios electrónicos en los trámites en los que se haya conferido habilitación. Informar de ayudas, del estado de tramitación o de los modelos normalizados no figura en esa lista.