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Los documentos y las copias

16 preguntas · en 5 colecciones

Artículos 26 a 28 de la Ley 39/2015: qué es un documento público administrativo, cuándo una copia es auténtica y qué documentos no se le pueden pedir al interesado.

Colecciones que lo incluyen

Así son sus preguntas

Resueltas, y cada una con la cita literal que la justifica, para que compruebes la respuesta por tu cuenta.

Un interesado pide copia auténtica de un documento público administrativo, y no se da ninguna de las excepciones de la Ley 19/2013. ¿En qué plazo ha de expedirse, contado desde que la solicitud se recibe en el registro electrónico competente?

  • Tres días
  • Cinco días
  • Diez días
  • Quince días

Quince días desde que la solicitud llega al registro electrónico de la Administración u organismo competente, y se dirige al órgano que emitió el documento original (27.4). Diez días es la cifra hermana del mismo bloque: el plazo que tiene otro órgano para remitir un informe preceptivo ya elaborado (28.2).

La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original, debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

Una Administración expide copia auténtica de un contrato privado que le presenta un interesado. ¿Qué efectos surte esa copia, según la Ley 39/2015?
  • Solo ante la Administración que la expidió
  • Efectos administrativos y judiciales
  • Únicamente efectos administrativos
  • Efectos administrativos tras cotejo notarial

Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos (27.1). Dentro de ese ámbito no se quedan en la Administración que las hizo: la frase siguiente les da validez en las restantes Administraciones, y por eso falla «solo ante la que la expidió».

Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

Para ser válido, un documento electrónico administrativo tiene que contener información en un soporte electrónico con un formato determinado, tener datos de identificación que permitan individualizarlo y llevar los metadatos mínimos y las firmas que correspondan. ¿Qué más exige la Ley 39/2015?
  • Su inscripción en el registro electrónico del órgano que lo emite
  • Un código seguro de verificación visible al consultarlo
  • Su incorporación a un expediente electrónico del órgano
  • Una referencia temporal del momento en que se ha emitido

La letra c) del 26.2 pide una referencia temporal del momento de la emisión. La incorporación a un expediente no es requisito: la letra b) la deja como «posible»; y el código de verificación lo exige el 27.3 a las copias en papel de documentos electrónicos, no al documento.

Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán: a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico. c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos. d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos. e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

Según el artículo 28.3 de la Ley 39/2015, ¿cuándo pueden las Administraciones exigir a los interesados un documento original?
  • Siempre que el órgano lo considere conveniente para tramitar
  • Con carácter excepcional, si lo establece la normativa reguladora
  • Cuando el interesado no esté obligado a relacionarse electrónicamente
  • Cuando el procedimiento se haya iniciado a solicitud del interesado

La regla del 28.3 es no exigir originales, y la excepción la abre la normativa reguladora aplicable, «con carácter excepcional», no el criterio del órgano. Ni la forma de iniciarse el procedimiento ni la obligación de relacionarse electrónicamente cambian la regla.

Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

Un informe preceptivo ya elaborado por un órgano distinto del que tramita el procedimiento no se remite en el plazo que fija el artículo 28.2. Cumplido ese plazo, ¿qué prevé la Ley 39/2015?
  • Que el informe se tenga por evacuado en sentido favorable
  • Que se requiera al interesado para que lo aporte en diez días
  • Que se declare la caducidad del procedimiento por paralización
  • Que se informe al interesado de que puede aportarlo o esperar

Cumplidos los diez días, se informa al interesado de que puede aportar el informe o esperar a que lo remita el órgano competente: es una opción suya, no un requerimiento. La ley no da el informe por favorable ni hace caducar el procedimiento por ese retraso.

Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano administrativo distinto al que tramita el procedimiento, estos deberán ser remitidos en el plazo de diez días a contar desde su solicitud. Cumplido este plazo, se informará al interesado de que puede aportar este informe o esperar a su remisión por el órgano competente.
Ley 39/2015, de 1 de octubre
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Según la Ley 39/2015, ¿qué ha de quedar garantizado en una copia que hace un órgano competente para que tenga la consideración de copia auténtica?
  • Que se haga en el mismo soporte que el documento original
  • La identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido
  • La firma manuscrita del funcionario y el sello del órgano
  • Que el original quede custodiado por la Administración que la hace

El 27.2 pide que quede garantizada la identidad del órgano que hizo la copia y su contenido, «cualquiera que sea su soporte»: la copia no tiene que estar en el mismo soporte que el original. La firma manuscrita, el sello y la custodia del original no están en el precepto.

Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

Según el artículo 28.5 de la Ley 39/2015, ¿en qué caso pueden las Administraciones pedir, de manera motivada, el cotejo de las copias que aporta un interesado?
  • Si el interesado aporta una copia simple y no una auténtica
  • Si otro interesado en el procedimiento lo solicita
  • Si lo exige su relevancia o la calidad de la copia hace dudar
  • Si la copia se presentó en un registro distinto del órgano

El cotejo es excepcional y tiene dos causas: que la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o que la calidad de la copia haga dudar. Aportar una copia simple no es una de ellas, y tampoco que lo pida otro interesado.

Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones podrán solicitar de manera motivada el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para lo que podrán requerir la exhibición del documento o de la información original.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Qué validez y eficacia atribuye la Ley 39/2015 a las copias auténticas?
  • La de un principio de prueba, que el original confirma
  • La que le reconozca el órgano ante el que se presenta
  • La del original, pero solo en el expediente al que se incorpora
  • La misma validez y eficacia que los documentos originales

El 27.2 equipara la copia auténtica al original en validez y eficacia, sin condicionarla a un expediente ni al criterio del órgano que la recibe. No necesita que el original la confirme: para eso existe la copia auténtica.

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

Una Administración emite un documento electrónico que no forma parte de ningún expediente administrativo. Según el artículo 26.3 de la Ley 39/2015, ¿necesita firma electrónica?
  • Sí, y además hay que identificar su origen
  • Sí, aunque no hace falta identificar su origen
  • No, aunque hay que identificar su origen
  • No, y tampoco hace falta identificar su origen

El 26.3 exime de firma a los documentos que no forman parte de un expediente, igual que a los que se publican con carácter meramente informativo, pero «en todo caso» exige identificar su origen. Por eso falla la opción que suprime también el origen: ir sin firma no es ir sin origen.

No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

Un interesado ya aportó un documento a otra Administración en un procedimiento anterior y no quiere volver a presentarlo. Según el artículo 28.3 de la Ley 39/2015, ¿qué tiene que hacer?
  • Indicar en qué momento y ante qué órgano lo presentó
  • Aportar el justificante de registro de aquella entrega
  • Pedir una copia auténtica al órgano que lo recibió
  • Firmar una declaración responsable de que no ha variado

Basta con indicar cuándo y ante qué órgano presentó el documento; con ese dato, la Administración lo recaba electrónicamente. No tiene que acreditar la presentación con un justificante ni conseguir una copia auténtica.

Asimismo, las Administraciones Públicas no requerirán a los interesados datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración. A estos efectos, el interesado deberá indicar en qué momento y ante qué órgano administrativo presentó los citados documentos
Ley 39/2015, de 1 de octubre

Según la Ley 39/2015, ¿qué permite contrastar la autenticidad de una copia en papel de un documento electrónico?
  • Un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación
  • La firma manuscrita del funcionario que imprime la copia
  • El sello en tinta del órgano administrativo que expide la copia
  • El cotejo con el original en una oficina de registro

El 27.3.c) exige que la copia en papel diga que es copia y lleve un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permite contrastarla accediendo a los archivos electrónicos del órgano emisor. El cotejo es otra figura: lo pide la Administración sobre las copias que aportan los interesados (28.5).

c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

Un interesado no aporta un certificado que ya obra en poder de la Administración que tramita su procedimiento. Según el artículo 28.2 de la Ley 39/2015, ¿qué puede hacer esa Administración?
  • Consultarlo o recabarlo, salvo que el interesado se oponga
  • Consultarlo o recabarlo, pero solo si lo elaboró otra Administración
  • Requerirle que lo aporte y, si no, tenerle por desistido
  • Consultarlo o recabarlo, salvo que lo elaborara ella misma

El derecho a no aportar cubre los documentos que ya están en poder de la Administración actuante y los que elaboró cualquier otra, y la actuante puede consultarlos o recabarlos salvo que el interesado se oponga. Por eso fallan las dos opciones que recortan el alcance: el 28.2 no lo limita a lo que elaboró otra Administración ni excluye lo que tiene la propia actuante.

Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. La administración actuante podrá consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se opusiera a ello.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

Según la Ley 39/2015, ¿qué convierte a un documento en documento público administrativo?
  • Que se haya incorporado a un expediente que tramita una Administración Pública
  • Que lo haya emitido válidamente un órgano de una Administración Pública
  • Que se haya presentado en el registro electrónico de una Administración Pública
  • Que se haya publicado en el diario oficial de una Administración Pública

El 26.1 mira a quién lo emite: es público administrativo el documento que emite válidamente un órgano de una Administración. Incorporarlo a un expediente, presentarlo en un registro o publicarlo no aparece en la definición.

Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

Según el artículo 28.2 de la Ley 39/2015, ¿en qué caso no puede el interesado impedir que la Administración consulte o recabe un documento que él no aporta?
  • Cuando el procedimiento se haya iniciado a solicitud del propio interesado
  • Cuando lo elaboró la misma Administración que tramita el procedimiento
  • Cuando la aportación se exija ejerciendo potestades sancionadoras o de inspección
  • Cuando el procedimiento se tramite de forma simplificada, según el artículo 96

El 28.2 cierra la oposición cuando el documento se exige en el ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección. Que el documento venga de la propia Administración actuante no la cierra: el 28.2 solo la excluye en esas dos potestades.

No cabrá la oposición cuando la aportación del documento se exigiera en el marco del ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

Según la Ley 39/2015, ¿cómo pueden realizar copias auténticas la Administración General del Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales?
  • Mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada
  • Mediante funcionario habilitado o mediante notario con el que tengan convenio
  • Mediante actuación administrativa automatizada o mediante entidad privada acreditada
  • Mediante notario con el que tengan convenio o mediante entidad privada acreditada

El 27.1 da dos vías, y las dos son de la propia Administración: el funcionario habilitado y la actuación administrativa automatizada. Ni el notario ni una entidad privada figuran entre ellas; la ley añade un registro de los funcionarios habilitados para comprobar su habilitación.

A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.
Ley 39/2015, de 1 de octubre

¿Cómo se rige la expedición de copias auténticas de documentos notariales, registrales y judiciales, según la Ley 39/2015?
  • Por las reglas generales del artículo 27
  • Por su propia legislación específica
  • Por lo que determine cada Administración
  • Por el Esquema Nacional de Interoperabilidad

El 27.6 remite a su legislación específica las copias auténticas de documentos notariales, registrales y judiciales, y también las de los diarios oficiales. Lo que determina cada Administración, según el 27.1, es qué órganos tienen la competencia de expedir copias auténticas; y el Esquema Nacional de Interoperabilidad es una de las referencias del 27.3.

La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación específica.
Ley 39/2015, de 1 de octubre